Como acompanhar pagamentos e recebimentos?

Resposta curta

1. Importe o extrato bancário (MT940, CAMT.053 ou CSV) para o ERP.
2. Associe cada movimento à fatura de cliente ou de fornecedor correspondente.
3. Consulte o saldo em aberto por cliente e por fornecedor.
4. Reveja semanalmente as faturas vencidas e planeie os pagamentos.
5. Depois de associar os movimentos, confirme que o saldo final do extrato coincide com o saldo registado no ERP.

Contexto operacional

• Cada pagamento deve ficar associado à fatura a que respeita, para o saldo do cliente ou do fornecedor estar certo.
• A conciliação entre o extrato e o registo faz-se todos os meses, no mínimo.
• Faturas vencidas há muito tempo merecem contacto direto com o cliente.
• A previsão de tesouraria junta os recebimentos e pagamentos esperados nas próximas semanas.
• Os extratos importados devem ficar guardados com o nome do banco, da conta e do período, para que uma verificação futura encontre logo o ficheiro certo.

Exemplos práticos

• Por exemplo, um cliente com 5 faturas por regularizar recebe um resumo com os valores e as datas antes de ser contactado.
• Por exemplo, o extrato de um mês com 30 movimentos é importado por ficheiro e associado às faturas.
• Por exemplo, o gerente vê o que há a receber e a pagar nos próximos 30 dias.
• Por exemplo, no fim do mês, compara-se o saldo do extrato com o saldo do ERP e investigam-se logo as diferenças.
• Por exemplo, um cliente paga 2 400 € numa só transferência que refere três faturas; o gestor associa o movimento às três, e o saldo em aberto desse cliente desce nessa medida.

Erros frequentes

• Associar um pagamento à fatura errada, deixando saldos incorretos.
• Não conciliar o banco todos os meses, deixando diferenças por descobrir.
• Deixar faturas vencidas há muito tempo sem qualquer contacto.
• Agrupar vários pagamentos numa só linha, o que dificulta saber que faturas ficaram regularizadas.
• Importar o mesmo extrato duas vezes, duplicando movimentos e dando uma falsa ideia do saldo.

Como o 4softerp ajuda

• Importação manual dos extratos do banco em MT940, CAMT.053 ou CSV, sem escrever cada movimento à mão.
• Movimentos associados às faturas de clientes e de fornecedores, para saber o que já foi pago.
• Saldo em aberto por cliente e por fornecedor, com as faturas vencidas à vista.
• Contas de cada empresa consultadas em separado, para não misturar os bancos do grupo.