Como criar relatórios financeiros num ERP?

Resposta curta

1. Escolha o relatório: balancete, balanço ou demonstração de resultados.
2. Defina o período e o nível de detalhe.
3. Confirme que todos os documentos do período estão lançados.
4. Consulte o relatório no ERP e partilhe-o com o contabilista quando for necessário.
5. Se o relatório mostrar um valor inesperado, abra os lançamentos da conta em causa e confirme a origem antes de o divulgar.

Contexto operacional

• Um relatório só é fiável se os lançamentos do período estiverem completos.
• O balancete lista os saldos das contas e é a base de muitos outros relatórios.
• Para grupos de empresas, a consolidação junta as contas e elimina operações entre empresas do grupo.
• O seu contabilista deve validar os relatórios que vai entregar a terceiros.
• Convém definir um dia de fecho mensal, a partir do qual os lançamentos do mês passam a ser revistos e só se alteram com justificação.

Exemplos práticos

• Por exemplo, o balancete do mês fica pronto para o contabilista sem exportar e importar dados de outro sistema.
• Por exemplo, um grupo com 3 empresas consulta as contas de cada uma e a soma consolidada.
• Por exemplo, o gerente compara a margem de duas linhas de produtos com base nos lançamentos registados.
• Por exemplo, antes de uma reunião com o banco, a gerência consulta os relatórios do trimestre e confirma com o contabilista que os lançamentos estão completos.
• Por exemplo, no dia 5 de cada mês a equipa fecha os lançamentos do mês anterior, extrai o balancete e envia-o ao contabilista com uma lista das diferenças por explicar.

Erros frequentes

• Tirar relatórios de um sistema e tratá-los noutro, perdendo a coerência dos dados.
• Analisar resultados só em caixa, sem ter em conta as faturas por receber e por pagar.
• Ter relatórios sem forma de voltar aos lançamentos que os originam.
• Apresentar valores a terceiros sem que o contabilista os tenha revisto.
• Extrair relatórios antes de lançar as faturas do fim do mês e apresentar resultados que depois têm de ser corrigidos.

Como o 4softerp ajuda

• Lançamentos contabilísticos e plano de contas de grupo que alimentam os balancetes de cada período.
• Balancete e demonstrações financeiras de cada empresa, a partir dos lançamentos já registados.
• Consolidação das contas de várias empresas do grupo numa só vista financeira.
• Faturas e pagamentos registados no mesmo sistema e refletidos nos relatórios, sem reintroduzir informação.