Como acompanhar o desempenho da empresa num ERP?

Resposta curta

1. Escolha poucos indicadores que importam ao seu negócio: vendas, margem, tesouraria.
2. Defina uma meta para cada indicador.
3. Compare o valor atual com o orçamento e com o mesmo período do ano anterior.
4. Reveja os indicadores todos os meses com quem decide.
5. Registe as decisões tomadas a cada revisão, para depois verificar se resultaram.

Indicadores de referência

• Margem bruta = (vendas − custo das mercadorias vendidas) ÷ vendas × 100.
• Rotação de stocks = custo das mercadorias vendidas ÷ stock médio.
• Prazo médio de recebimento = saldo de clientes ÷ vendas × dias do período.
• EBITDA = resultado operacional + amortizações e depreciações.
• Prazo médio de pagamento = saldo de fornecedores ÷ compras × dias do período, para comparar com o prazo de recebimento e perceber a folga de tesouraria.

Exemplos práticos

• Por exemplo, o gerente olha todas as manhãs para três números: vendas do mês, margem bruta e saldo disponível.
• Por exemplo, o diretor comercial acompanha os dez maiores clientes e o valor médio das encomendas.
• Por exemplo, o responsável de operações vê as encomendas por entregar e o stock parado.
• Por exemplo, ao fim de cada trimestre, a gerência compara os indicadores com as metas e decide o que muda no trimestre seguinte, em vez de apenas os arquivar.
• Por exemplo, uma empresa com vendas de 200 000 € e custo das mercadorias vendidas de 140 000 € tem uma margem bruta de 30%, e compara esse valor com o do ano anterior.

Erros frequentes

• Ter demasiados indicadores, de modo que ninguém os acompanha.
• Não definir metas, de modo que ninguém sabe se o valor é bom ou mau.
• Analisar dados desatualizados e decidir com informação antiga.
• Comparar períodos que não são comparáveis, como um mês de época alta com um mês de época baixa.
• Escolher indicadores que dependem de dados que ninguém lança a tempo e acabar a duvidar de todos os números.

Como o 4softerp ajuda

• Lançamentos e documentos já registados como base para calcular margens, prazos e saldos de cada empresa.
• Balancete e demonstrações financeiras por empresa, para comparar períodos e orçamento.
• Consolidação do grupo, para ver o desempenho conjunto de várias empresas na mesma conta.
• Vendas, compras e stocks lado a lado, o que permite cruzar a margem com a rotação de stocks.