Como analisar os custos operacionais?

Resposta curta

1. Abra o relatório de gastos do período que quer analisar.
2. Separe os gastos por categoria: pessoal, fornecimentos, rendas, transporte.
3. Compare o gasto atual com o orçamento e com o mesmo período do ano passado.
4. Investigue os desvios maiores e encontre a causa antes de agir.
5. Registe as conclusões e as ações decididas, para verificar no mês seguinte se o gasto desceu.

Conceitos úteis

• Custos fixos não variam com o volume de vendas; custos variáveis crescem com ele.
• O ponto crítico de rentabilidade indica as vendas mínimas para cobrir os custos.
• Centros de custo permitem distribuir gastos por departamento ou por projeto.
• O desvio orçamental é o gasto real menos o gasto previsto.
• Custos com pouco peso mas com crescimento rápido merecem tanta atenção como os grandes, porque podem tornar-se relevantes em poucos meses.

Exemplos práticos

• Por exemplo, o departamento de informática excedeu o orçamento em 35%, e o detalhe mostra três licenças que não estavam previstas.
• Por exemplo, o custo com transporte subiu 12%, e a análise revela um combustível mais caro e uma nova rota.
• Por exemplo, comparam-se o primeiro trimestre deste ano e do anterior para ver se o custo por venda desceu.
• Por exemplo, ao separar as despesas por centro de custo, a gerência percebe que um projeto pequeno consome mais tempo e material do que o seu preço justifica.
• Por exemplo, com rendas de 3 000 €, pessoal de 24 000 € e transporte de 4 500 € num mês, a gerência percebe que o transporte cresceu mais depressa e analisa esse gasto em primeiro lugar.

Erros frequentes

• Analisar os custos só uma vez por ano, quando o problema já é grande.
• Lançar todos os gastos numa só conta, sem categorias.
• Não ter orçamento de referência para comparar.
• Cortar despesas ao acaso, sem saber quais delas trazem retorno.
• Comparar meses com um número diferente de dias úteis sem ajustar, e tirar conclusões erradas sobre a evolução dos custos.

Como o 4softerp ajuda

• Lançamentos de compras e de gastos classificados no plano de contas de grupo, por categoria e por empresa.
• Balancete de cada período, para comparar o gasto real com o orçamento e com o período anterior.
• Documentos de compras no mesmo sistema da contabilidade, para chegar da conta à fatura que originou o gasto.
• Consolidação do grupo, para ver os custos de todas as empresas em conjunto.