Como criar painéis de controlo para a gestão?

Resposta curta

1. Decida que perguntas o painel deve responder: vendas, stock, tesouraria.
2. Escolha poucos indicadores para cada pergunta.
3. Defina de onde vem cada número e o período que mostra.
4. Organize-os de modo a lerem-se em poucos segundos.
5. Decida quem pode ver o quê.

Boas práticas de organização

• Um bom painel lê-se em poucos segundos: menos números, mais clareza.
• Cerca de cinco a nove indicadores por painel é um limite razoável.
• Cores como verde, amarelo e vermelho ajudam a chamar a atenção para os desvios.
• Cada número deve poder ser conferido no documento ou lançamento que o originou.
• Cada quadro de indicadores deve ter uma data de referência bem visível, para ninguém confundir os números do mês passado com os de hoje.

Exemplos práticos

• Por exemplo, um painel do gerente reúne vendas contra o orçamento, margem bruta e saldo de tesouraria.
• Por exemplo, um painel comercial mostra propostas em aberto, encomendas por entregar e maiores clientes.
• Por exemplo, um painel financeiro junta faturas vencidas, faturas a pagar e saldo bancário.
• Por exemplo, o responsável de armazém precisa de ver só o stock e as entregas, e o gerente só as vendas, a margem e o dinheiro em caixa.
• Por exemplo, num quadro de indicadores para o gerente, a faturação do mês (85 000 €) aparece ao lado do objetivo (100 000 €) e a diferença fica destacada.

Erros frequentes

• Um painel com trinta gráficos que ninguém lê.
• Dar acesso a todos, incluindo dados de departamentos que não lhes dizem respeito.
• Usar dados desatualizados e decidir com base em informação antiga.
• Copiar o painel de outra empresa sem perguntar que decisões o vosso negócio precisa de tomar.
• Não rever o painel com quem decide e acabar com um quadro bonito que ninguém usa nas reuniões.

Como o 4softerp ajuda

• Relatórios financeiros e balancetes por empresa, que fornecem os números para o seu quadro de indicadores.
• Consolidação do grupo, para um resumo das várias empresas na mesma vista.
• Stock por artigo e armazém, útil para os indicadores de operações e de entregas.
• Plano de contas de grupo comum, para cada indicador ser calculado sobre as mesmas contas.