¿Cómo analizar los costes operativos?

Respuesta breve

1. Abre el informe de gastos del periodo y agrúpalo por categoría o por centro de coste.
2. Compara el gasto real con el presupuesto y con el mismo periodo del año anterior.
3. Identifica las partidas que se han desviado y busca la causa de cada una.
4. Decide qué corregir y fija una fecha para volver a comprobarlo.
5. Deja anotado quién es responsable de cada partida desviada y para cuándo debe tener una propuesta.

Contexto operativo

• Los costes fijos no dependen del volumen; los variables crecen con la actividad.
• Los centros de coste permiten repartir el gasto por departamento o por proyecto.
• Desviación = coste real − coste presupuestado; si es positiva, te has pasado.
• Analizar los costes solo una vez al año hace que los problemas se vean tarde.
• Coste por unidad vendida = costes totales del periodo / unidades vendidas; sirve para ver si el gasto crece más rápido que la actividad.
• Los gastos puntuales, como una reparación o una multa, conviene separarlos de los recurrentes para no distorsionar la comparación.

Ejemplos prácticos

• El departamento comercial supera su presupuesto en un 35 %: al desglosar aparecen tres licencias no previstas.
• El coste de transporte sube un 12 %: el desglose muestra más envíos urgentes y un proveedor más caro.
• Comparas el primer trimestre con el del año anterior: la plantilla cuesta un 8 % más y la facturación un 12 % más.
• Pyme de servicios con 12 personas: los gastos de software se agrupan en un centro de coste propio y se descubre una licencia duplicada de 90 € al mes.
• Por ejemplo, los gastos suben de 30.000 € a 33.000 € (+10 %) mientras las ventas suben un 4 %: hay que ver qué partidas explican la diferencia.

Errores frecuentes

• Revisar los costes solo al cerrar el año.
• Llevar todos los gastos a una sola cuenta y no poder separar categorías.
• No tener presupuesto y no saber si el gasto es alto o normal.
• Reducir costes a ciegas sin comprobar el efecto sobre la calidad del servicio.
• Comparar meses con distinto número de días laborables, o con gastos anuales cargados de una sola vez, y sacar falsas alarmas.

Cómo te ayuda 4softerp

• Obtienes el gasto del periodo por cuenta contable para agruparlo por categoría.
• Comparas el mismo periodo de dos ejercicios en los informes financieros para ver qué partidas crecen más.
• Bajas de la cifra de una cuenta a los asientos y facturas que la forman, y localizas la partida que se desvía.
• Separas los costes de cada sociedad del grupo y comparas cuánto pesa cada una en el total.