¿Cómo gestionar los pedidos de clientes en un ERP?

Respuesta breve

1. Registra el pedido del cliente con sus artículos, cantidades, precios y fecha de entrega.
2. Comprueba el stock disponible antes de confirmar y avisa al cliente si falta algo.
3. Confirma el pedido por escrito y reserva la mercancía.
4. Emite el albarán de entrega al enviar y la factura a partir del mismo pedido.
5. Archiva la confirmación del pedido junto al albarán y la factura, para que los tres documentos queden enlazados.

Contexto operativo

• Un pedido confirmado es un compromiso con el cliente; conviene dejarlo por escrito.
• El albarán acredita lo que se entregó y a quién; la factura, lo que se cobra.
• Facturar a partir del pedido evita volver a teclear los mismos datos.
• El estado del pedido (recibido, confirmado, enviado, facturado) debe estar siempre a la vista.
• Conviene fijar en el pedido las condiciones de pago y de entrega acordadas, para que la factura las herede sin reescribirlas.
• Las entregas parciales se reflejan en el pedido: lo servido, lo pendiente y lo facturado deben sumar el total.

Ejemplos prácticos

• Cliente con 20 líneas de pedido: se confirma en minutos y la factura sale del propio pedido.
• Pedido de 100 unidades con solo 70 en stock: envías 70 y dejas 30 pendientes con fecha prevista.
• Pedido urgente de un cliente habitual por 2.400 €: albarán y factura salen el mismo día.
• Cliente que amplía un pedido ya confirmado: se añade una línea nueva y se avisa del nuevo plazo de entrega.
• Por ejemplo, un pedido de 1.500 € con pago a 30 días se factura al entregar, y la factura ya lleva el vencimiento correcto.

Errores frecuentes

• Confirmar un pedido sin mirar el stock y no poder cumplir lo prometido.
• Facturar sin enlazar la factura con el albarán y complicar después la conciliación.
• No dejar constancia escrita del pedido y acabar en discusión con el cliente.
• Modificar un pedido confirmado sin avisar al cliente ni dejar constancia del cambio.
• Emitir el albarán sin reservar antes el stock y que otro pedido reciba la misma mercancía.

Cómo te ayuda 4softerp

• Registras el pedido del cliente con sus líneas y ves el stock del almacén antes de confirmarlo.
• Generas el albarán de entrega desde el pedido, y la salida de mercancía descuenta las existencias.
• Emites la factura de venta a través de 4invoices a partir del mismo pedido, sin salir de tu cuenta.
• Consultas por cliente sus pedidos abiertos, entregados y facturados para responder rápido a una consulta.