¿Cómo montar un flujo de ventas completo?

Respuesta breve

1. Prepara el presupuesto con precios y una fecha de validez, y envíaselo al cliente.
2. Cuando el cliente lo acepta, conviértelo en pedido de venta.
3. Prepara la entrega con su albarán y descuenta el stock.
4. Emite la factura y registra el cobro cuando llegue.
5. Haz seguimiento de los presupuestos enviados: los que llevan dos semanas sin respuesta merecen una llamada.

Contexto operativo

• Un presupuesto sin fecha de validez puede volver seis meses después con el precio antiguo.
• Cada documento debe heredar los datos del anterior para no introducirlos dos veces.
• Si el plazo de entrega es esencial, conviene indicarlo en el pedido.
• En proyectos largos, facturar por hitos cuida la tesorería mejor que facturar al final.
• Un presupuesto aceptado debe convertirse en pedido con las mismas líneas y precios, sin reescribirlos.
• El cobro se registra contra la factura concreta, para que el saldo del cliente refleje siempre lo que realmente debe.

Ejemplos prácticos

• Servicios de consultoría: presupuesto de 6.000 €, aceptado, con facturas parciales de 2.000 € por hito.
• Distribuidor: presupuesto a partir de una tarifa y pedido confirmado en la misma tarde.
• Venta a un cliente nuevo: factura proforma, cobro anticipado y factura definitiva al entregar.
• Pedido con entrega parcial: se factura primero lo entregado y el resto cuando salga la segunda remesa.
• Por ejemplo, un presupuesto de 4.800 € con validez de 15 días: aceptado el día 10, se convierte en pedido, se entrega el día 20 y se factura ese mismo día.

Errores frecuentes

• Enviar presupuestos sin plazo de validez.
• Convertir el presupuesto en pedido sin revisar antes el stock.
• Facturar solo al final en proyectos largos y quedarte sin liquidez durante meses.
• Aceptar un pedido sin haber confirmado precio, plazo de entrega y condiciones de pago.
• No registrar el cobro contra su factura y ver al cliente con saldo pendiente cuando ya pagó, lo que provoca reclamaciones absurdas.

Cómo te ayuda 4softerp

• Conviertes el presupuesto aceptado en pedido de venta sin volver a introducir líneas ni precios.
• Preparas el albarán desde el pedido y el stock del almacén se descuenta con la entrega.
• Emites la factura mediante 4invoices con los datos del pedido y registras el cobro cuando llega.
• Consultas las ventas del periodo y los saldos de clientes en los informes financieros para saber cuánto has facturado y cuánto te falta por cobrar.