¿Cómo hacer seguimiento de las entregas a clientes?

Respuesta breve

1. Genera un albarán de entrega por cada envío, con el pedido de origen y el contenido.
2. Anota el transportista y el número de seguimiento.
3. Marca cada envío como preparado, enviado, entregado o devuelto.
4. Repasa a diario los envíos pendientes y contacta con el cliente si hay un retraso.
5. Cierra cada envío solo cuando tengas el albarán firmado o la confirmación de entrega, y archívalo con el pedido.

Contexto operativo

• El albarán firmado por el cliente es la mejor prueba de que se entregó la mercancía.
• Una devolución se documenta con su propio albarán y vuelve a entrar en el stock.
• Avisar al cliente del retraso antes de que pregunte protege la relación comercial.
• El porcentaje de entregas a tiempo es un indicador sencillo y muy revelador.
• Porcentaje de entregas a tiempo = entregas dentro del plazo prometido / entregas totales × 100.
• Las incidencias (mercancía dañada, error de cantidad, dirección equivocada) se anotan en el pedido para tener un histórico por cliente y por transportista.

Ejemplos prácticos

• Cincuenta pedidos al día: una lista con el estado de cada uno permite ver de un vistazo cuáles están retrasados.
• Entrega que llega dos días tarde: llamas al cliente el mismo día y le das una nueva fecha.
• Devolución de 5 unidades: se registra con su albarán y el stock se corrige el mismo día.
• Cliente que no recibe un envío: con el número de seguimiento y el albarán se reclama al transportista en el mismo día.
• Por ejemplo, de 200 entregas del mes, 184 llegaron en plazo: un 92 % que puedes comparar con el mes anterior.

Errores frecuentes

• Enviar mercancía sin albarán o sin firma de recepción y no poder probar la entrega.
• Actualizar los estados a mano semanas después.
• No avisar de los retrasos y perder la confianza del cliente.
• Guardar los albaranes firmados en papel, sin copia digital, y no encontrarlos cuando hacen falta.
• No anotar las incidencias de transporte y no poder demostrar al transportista que la mercancía salió en buen estado.

Cómo te ayuda 4softerp

• Generas un albarán de venta por cada envío, con su pedido de origen y su contenido.
• Consultas los pedidos entregados y pendientes por cliente y filtras los que ya han superado la fecha prometida.
• Registras las devoluciones con su propio documento y el artículo vuelve al stock del almacén.
• Pasas del albarán a la factura de venta con 4invoices sin reescribir las líneas entregadas.