¿Por qué se retrasan las entregas y cómo mejorarlo?

Respuesta breve

1. Haz una lista de los pedidos entregados tarde en el último mes.
2. Mide el tiempo de cada etapa: confirmación, preparación, envío y transporte.
3. Fija un plazo esperado para cada etapa y revisa las que se excedan.
4. Mejora primero la etapa que más retrasa, no la más fácil de arreglar.
5. Repite la medición cada mes durante un trimestre y comprueba si el plazo medio baja.

Contexto operativo

• Muchos retrasos nacen dentro de la empresa, en la preparación, y no en el transporte.
• Un plazo prometido debe basarse en la capacidad real, sobre todo en temporada alta.
• Los pedidos grandes suelen retrasarse más: conviene dividirlos.
• Avisar al cliente antes de que llegue el retraso reduce las reclamaciones.
• Plazo medio de entrega = suma de los días entre pedido y entrega / número de pedidos entregados.
• Un pedido sin stock suficiente es una de las causas más frecuentes de retraso: comprobar el stock antes de confirmar lo evita.

Ejemplos prácticos

• El análisis muestra que el 40 % de los retrasos se produce en la preparación: se empieza a preparar antes.
• Los pedidos de más de 10 líneas tardan el triple: se dividen en dos envíos.
• Un transportista tarda dos días más en una zona concreta: se cambia el proveedor solo para esa zona.
• Pico de pedidos en diciembre: se contrata apoyo temporal en preparación y se acota el plazo prometido durante esas semanas.
• Por ejemplo, con 120 pedidos al mes y un plazo medio de 5 días, si 18 tardan más de 8 días, revisar esos 18 revela las causas comunes.

Errores frecuentes

• Analizar los retrasos solo cuando el cliente reclama.
• Echar la culpa al transportista sin revisar el proceso interno.
• Prometer plazos irreales en las semanas de mayor carga.
• Medir solo el plazo total y no cada etapa, sin saber dónde se pierde el tiempo.
• Fijar el plazo de entrega prometido según el mejor caso posible y no según la media real.

Cómo te ayuda 4softerp

• Comparas la fecha del pedido de venta con la del albarán de entrega para medir el plazo real de cada pedido.
• Compruebas el stock por almacén antes de confirmar y evitas prometer artículos que no tienes.
• Registras las entregas parciales y ves lo pendiente por pedido y por cliente.
• Revisas las compras pendientes de recibir para saber si un retraso viene del proveedor.