Jak porównywać ceny i dostępność u dostawców?

Krótka odpowiedź

1. Zapisz ceny uzgodnione z dostawcą razem z okresem obowiązywania.
2. Przy nowym zamówieniu sprawdź cenę z ostatniej faktury i cenę z umowy.
3. Porównaj oferty kilku dostawców: cena, termin dostawy i warunki płatności.
4. Przelicz cenę na koszt całkowity, z transportem, opakowaniem i ewentualnym kosztem finansowania.
5. Dostępność potwierdź u dostawcy przed zamówieniem, zamiast zakładać, że towar jest u niego na stanie.
6. Historię cen danego towaru przeglądaj przed każdą negocjacją.

Kontekst operacyjny: porównywanie ofert

• Cena jednostkowa to nie wszystko: liczą się też koszt transportu, termin i warunki płatności.
• Rabaty ilościowe często zmieniają ranking dostawców przy większych zamówieniach.
• Ceny z umów mają termin ważności: po jego upływie trzeba je odnowić.
• Dostępność potwierdzaj u dostawcy przed zamówieniem, bo w systemie widzisz własne stany, a nie jego magazyn.
• Termin płatności 60 dni zamiast 14 ma realną wartość finansową, więc porównuj oferty także pod tym kątem, a nie tylko po cenie za sztukę.
• Nie opieraj się na jednym dostawcy dla towarów krytycznych: druga oferta w zanadrzu wzmacnia pozycję negocjacyjną.

Przykłady

• Na przykład trzech dostawców tego samego towaru: najtańszy ma 14-dniowy termin dostawy, więc wybierasz drugiego, który dostarcza w 3 dni.
• Na przykład rabat progowy: przy 100 sztukach 5 %, przy 500 sztukach 12 %. Łączne zamówienie kwartalne może zmienić dostawcę.
• Na przykład cena z umowy wygasła miesiąc temu, więc przed zamówieniem trzeba ustalić nową.
• Na przykład oferta A: 10,00 EUR za sztukę i płatność w 14 dni, oferta B: 10,20 EUR i płatność w 60 dni. Przy dużym wolumenie druga bywa korzystniejsza dla płynności.

Najczęstsze błędy

• Porównywanie samych cen jednostkowych bez kosztów transportu.
• Brak zapisu ustaleń, przez co przy kolejnym zamówieniu wraca się do negocjacji od zera.
• Pomijanie terminu ważności ceny z umowy.
• Zamawianie u jednego dostawcy z przyzwyczajenia, bez sprawdzenia, czy rynek nie oferuje lepszych warunków.

Jak pomaga 4softerp

• Dokumenty zakupu w 4softerp zachowują ceny z poprzednich dostaw, więc masz punkt odniesienia przy każdej negocjacji.
• Zakupy od tego samego dostawcy dla kilku spółek widzisz w jednym koncie i możesz łączyć wolumen przy rozmowie o rabacie.
• Ceny zakupu w euro, z dokumentu, który zostaje przy towarze, bez przeliczania między arkuszami.
• Terminy płatności z faktur zakupu trafiają do rozrachunków, więc porównanie ofert uzupełniasz planem płatności.