Jak przeprowadzić miesięczną inwentaryzację w ERP?

Krótka odpowiedź

1. Ustal rytm inwentaryzacji: co miesiąc dla całości albo cyklicznie dla wybranych grup towarów.
2. Przed liczeniem zatrzymaj ruchy magazynowe w danym magazynie i zapisz stan ewidencyjny na ten moment.
3. Policz towar fizycznie, po lokalizacjach, i wpisz wynik do arkusza spisowego.
4. Porównaj stan policzony ze stanem z ewidencji i wypisz różnice z wartością każdej z nich.
5. Sprawdź największe różnice: ponownie policz towar i poszukaj niezaksięgowanych dokumentów.
6. Pozostałe różnice rozlicz jako nadwyżki lub niedobory, po akceptacji odpowiedzialnej osoby.

Kontekst operacyjny: organizacja inwentaryzacji

• Wyznacz zespół spisowy i osobę odpowiedzialną za akceptację różnic.
• Zespół liczący nie powinien znać stanu z ewidencji, żeby wynik był niezależny.
• Protokół z inwentaryzacji podpisz i zarchiwizuj razem z arkuszami spisowymi.
• Przy dużym asortymencie wygodniej liczyć cyklicznie: każdego dnia inna grupa towarów.
• Termin liczenia wybierz tak, aby nie zbiegał się z szczytem sprzedaży ani z dużą dostawą, bo wtedy trzeba by wstrzymać ruch albo liczyć w biegu.
• Towar uszkodzony, zwrócony i oczekujący na decyzję policz osobno, żeby nie mieszał się ze stanem pełnowartościowym.

Przykłady

• Na przykład magazyn z 500 pozycjami: zespół dwóch osób liczy całość w jeden dzień, a różnice omawia następnego ranka.
• Na przykład dystrybutor dzieli asortyment na 10 grup i co dzień liczy jedną z nich, więc cały magazyn jest sprawdzony w ciągu dwóch tygodni.
• Na przykład niedobór towaru o wartości 800 EUR wymaga wyjaśnienia przyczyny przed jego rozliczeniem.
• Na przykład różnica na 40 sztukach okazuje się dostawą przyjętą fizycznie w piątek, ale zaksięgowaną dopiero w poniedziałek, więc nie jest to żaden niedobór.

Najczęstsze błędy

• Liczenie towaru w czasie, gdy trwają przyjęcia i wydania, przez co wynik jest nieaktualny już w chwili zapisania.
• Rozliczanie różnic bez akceptacji przełożonego.
• Brak opisu przyczyn niedoborów: kradzież, uszkodzenie czy błąd w dokumentach.
• Rozliczanie wszystkich różnic hurtem na koniec dnia, bez sprawdzenia największych pozycji, co utrwala błędy zamiast je usuwać.

Jak pomaga 4softerp

• Inwentaryzacja w 4softerp zestawia stan policzony ze stanem ewidencyjnym i pokazuje wszystkie różnice w jednym zestawieniu.
• Nadwyżki i niedobory rozliczasz dokumentem, który zostaje w historii towaru i tłumaczy każdą zmianę stanu.
• Przy kilku magazynach stany każdego z nich przeglądasz osobno, więc liczenie planujesz niezależnie dla każdej lokalizacji.
• Rozliczenia z kolejnych miesięcy zostają w historii towarów, więc widać, które grupy mają najwięcej rozbieżności.