Dlaczego stany magazynowe się nie zgadzają?

Krótka odpowiedź

1. Porównaj stan z ewidencji ze stanem fizycznym w magazynie.
2. Przejrzyj ostatnie ruchy danego towaru i sprawdź ich dokumenty.
3. Poszukaj ruchów, których nie zarejestrowano: zwrotów, przesunięć, próbek, zużycia własnego.
4. Sprawdź, czy nie doszło do pomyłki w kodzie: podobne towary często są wydawane pod niewłaściwą kartoteką.
5. Policz towar ponownie i rozlicz różnicę z opisem przyczyny.
6. Zmień w procesie krok, w którym powstał błąd, i sprawdź ten sam towar po miesiącu.

Kontekst operacyjny: typowe przyczyny rozbieżności

• Najczęstsza przyczyna to ruch bez dokumentu: towar wydany lub przyjęty bez wpisu.
• Drugą jest błędne przesunięcie między magazynami lub pomylenie kodów towarów.
• Rozbieżność, która powtarza się na tym samym towarze, wskazuje na błąd w procesie, a nie pojedynczy incydent.
• Każdą różnicę rozliczaj z opisem przyczyny, żeby z czasem wyłapać wzorce.
• Sprawdź jednostki miary: towar przyjęty w opakowaniach zbiorczych, a wydawany w sztukach, daje pozorną różnicę, która jest błędem przeliczenia.
• Dokumenty księgowane z opóźnieniem to kolejne źródło rozbieżności: towar jest już w magazynie, ale dokument pojawił się w systemie dopiero kilka dni później.

Przykłady

• Na przykład w ewidencji jest 100 sztuk, fizycznie 87: okazuje się, że 13 sztuk wydano na pokaz bez dokumentu.
• Na przykład w ewidencji 50 kg, fizycznie 55 kg: zwrócony towar przyjęto bez dokumentu.
• Na przykład towaru brakuje w magazynie A, a jest nadmiar w magazynie B: przesunięcie zapisano w złym miejscu.
• Na przykład ewidencja pokazuje 20 kartonów, a fizycznie jest 240 sztuk: karton ma 12 sztuk, więc stan się zgadza i błąd tkwi tylko w przeliczniku jednostek.
• Na przykład rozbieżność powtarza się co miesiąc na tych samych trzech towarach: okazuje się, że magazynier wydaje je na próbki, ale nikt nie księguje wydania. Wystarczy dodać dokument próbek.

Najczęstsze błędy

• Korygowanie stanu do wartości fizycznej bez szukania przyczyny.
• Rozliczanie niedoborów zbiorczo, bez podziału na towary.
• Brak zasady, że każdy ruch musi mieć dokument.
• Szukanie winnego zamiast luki w procesie, co zniechęca pracowników do zgłaszania własnych pomyłek.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp stan wynika z dokumentów, więc rozbieżność zawsze można prześledzić do ruchów towaru.
• Inwentaryzacja zestawia stan policzony ze stanem ewidencyjnym i rozlicza różnice dokumentem, który zostaje w historii.
• Stany w podziale na magazyny ułatwiają znalezienie miejsca, w którym powstała pomyłka.
• Dokument przesunięcia widoczny po obu stronach pozwala od razu sprawdzić, czy towar nie został zaksięgowany tylko w jednym magazynie.