Jak śledzić ruchy magazynowe?

Krótka odpowiedź

1. Otwórz historię ruchów wybranego towaru w module magazynowym.
2. Filtruj po magazynie, okresie i rodzaju ruchu: przyjęcie, wydanie, przesunięcie.
3. Przy każdym ruchu sprawdź dokument źródłowy, na przykład fakturę, dokument przyjęcia albo wydania.
4. Porównaj sumę ruchów z bieżącym stanem, żeby upewnić się, że historia jest kompletna.
5. Nietypowe ruchy, takie jak duże korekty, wyjaśnij z osobą, która je zaksięgowała.
6. Zestawienie ruchów wyeksportuj do arkusza, jeśli potrzebujesz go do analizy lub kontroli.

Kontekst operacyjny: dlaczego historia ruchów jest ważna

• Każdy ruch powinien mieć dokument, bo ruch bez dokumentu jest trudny do wyjaśnienia.
• Historia towaru pozwala odtworzyć stan na dowolny dzień.
• Przy sporze z klientem lub dostawcą dokument źródłowy rozstrzyga sprawę szybciej niż pamięć pracowników.
• Regularny przegląd nietypowych ruchów, takich jak duże korekty, wychwytuje błędy wcześnie.
• Opis w dokumencie pisz tak, żeby po pół roku obca osoba zrozumiała, czego dotyczył ruch: numer zamówienia, nazwa klienta lub dostawcy, powód.
• Przesunięcie między magazynami ma dwie strony, wydanie z jednego i przyjęcie w drugim. Obie muszą się zgadzać, inaczej towar znika z ewidencji.

Przykłady

• Na przykład towar wydany omyłkowo: z historii ruchów odnajdujesz dokument wydania i fakturę, a następnie poprawiasz obie pozycje.
• Na przykład kontrola roczna: eksportujesz wszystkie ruchy jednego towaru z ostatnich 12 miesięcy.
• Na przykład przesunięcie 200 sztuk między magazynem głównym a magazynem drugiego oddziału jest widoczne po obu stronach.
• Na przykład klient twierdzi, że nie otrzymał 30 sztuk: z historii wynika, że wydanie zaksięgowano w piątek, a dokument potwierdzony jest podpisem odbiorcy.
• Na przykład audytor pyta, skąd wzięło się 150 sztuk w stanie końcowym: z historii ruchów odtwarzasz każde przyjęcie i wydanie z okresu, z dokumentem źródłowym przy każdej pozycji.

Najczęstsze błędy

• Korygowanie stanu ręcznie, bez dokumentu, który tłumaczy zmianę.
• Niedokładne opisy dokumentów, przez co po miesiącu nie wiadomo, czego dotyczyły.
• Brak przeglądu nietypowych ruchów, na przykład ujemnych korekt.
• Księgowanie przesunięcia tylko po jednej stronie, co zawyża stan w jednym magazynie i zaniża w drugim.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp każdy ruch magazynowy wynika z dokumentu przyjęcia, wydania lub przesunięcia, więc nie ma ruchów bez śladu.
• Historię towaru przeglądasz wstecz, z podziałem na magazyny, i odtwarzasz stan z dokumentów.
• Dokumenty sprzedaży i zakupów są powiązane z ruchami, więc od faktury dojdziesz do konkretnego wydania lub przyjęcia towaru.
• Filtrowanie ruchów po okresie i rodzaju pozwala szybko wyłapać korekty, które wymagają wyjaśnienia.