Como criar um circuito de vendas completo?

Resposta curta

1. Prepare a proposta comercial com preços e prazo de validade e envie-a ao cliente.
2. Quando o cliente aceita, converta a proposta em encomenda.
3. Reserve o stock e prepare a entrega.
4. Emita o documento de venda com base na encomenda.
5. Registe o recebimento e feche a encomenda.

Contexto operacional

• A proposta não é obrigatória, mas protege as duas partes quanto a preços e condições.
• O prazo de validade evita que um cliente volte meses depois a exigir o preço antigo.
• A encomenda confirmada fixa quantidades, preços e prazos de entrega.
• Confirme com o seu contabilista certificado os requisitos de software de faturação aplicáveis em Portugal.
• Convém registar quem aprovou os descontos fora da tabela, para que a margem de cada venda possa ser explicada mais tarde.

Exemplos práticos

• Por exemplo, uma empresa de serviços faz a proposta, recebe a aceitação e fatura mensalmente o valor combinado.
• Por exemplo, um distribuidor prepara a proposta a partir da lista de preços e converte-a em encomenda no mesmo dia.
• Por exemplo, num projeto longo, fatura-se por fases, para não esperar meses pelo primeiro recebimento.
• Por exemplo, uma proposta de 4 500 € aceite por e-mail passa a encomenda, e a entrega e o documento de venda partem dos mesmos dados.
• Por exemplo, uma empresa envia uma proposta de 8 000 € válida por 15 dias; o cliente aceita no décimo dia, a proposta passa a encomenda e a entrega é agendada.

Erros frequentes

• Enviar propostas sem prazo de validade.
• Converter proposta em encomenda sem confirmar o stock.
• Faturar apenas no fim de um projeto longo, prejudicando a tesouraria.
• Perder a proposta original e discutir depois o que foi combinado.
• Dar descontos por telefone sem registar quem os aprovou e descobrir só no fim do mês que a margem desceu.

Como o 4softerp ajuda

• Vendas e compras no mesmo sistema, com o stock a refletir cada entrega registada.
• Documento de venda emitido através do 4invoices a partir da encomenda aceite.
• Saldo do cliente atualizado quando regista o recebimento, para ver o que fica por cobrar.
• Planos Start, Plus, Pro e Premium e teste de 6 meses para percorrer a venda, da proposta ao recebimento, com dados seus.