Como gerir as encomendas de clientes num ERP?

Resposta curta

1. Registe a encomenda com o cliente, os artigos e as quantidades pedidas.
2. Verifique o stock disponível antes de confirmar o prazo de entrega.
3. Confirme a encomenda ao cliente por escrito.
4. Prepare a guia de remessa e emita o documento de venda a partir dos mesmos dados.
5. Registe o pagamento quando chegar, para saber o que está por receber.

Contexto operacional

• Uma encomenda confirmada cria um compromisso com o cliente quanto a preço, quantidade e prazo.
• A mercadoria deve seguir com o documento de transporte exigido para cada caso.
• O documento de venda deve ser emitido a partir da encomenda, sem voltar a escrever os dados.
• A emissão de faturas em Portugal está sujeita a regras próprias quanto ao software utilizado: confirme os requisitos com o seu contabilista certificado.
• Convém registar na própria encomenda as condições combinadas com o cliente, como o prazo de pagamento e o local de entrega, para não dependerem de mensagens dispersas.

Exemplos práticos

• Por exemplo, um cliente com 20 linhas de encomenda recebe a confirmação no mesmo dia, com os prazos de cada artigo.
• Por exemplo, uma encomenda com um artigo sem stock indica de imediato o que pode sair já e o que fica pendente.
• Por exemplo, uma venda de 1 200 € é registada, entregue e faturada a partir da mesma encomenda.
• Por exemplo, um cliente altera a quantidade de um artigo antes da expedição, e a encomenda é atualizada para a guia e o documento de venda saírem corretos.
• Por exemplo, o cliente pede 60 unidades mas só há 45; a empresa confirma as 45 para entrega imediata e as restantes 15 para a semana seguinte, tudo registado na mesma encomenda.

Erros frequentes

• Confirmar a encomenda sem verificar o stock disponível.
• Faturar sem ligar o documento à guia de remessa.
• Não deixar a confirmação por escrito, o que gera disputas com o cliente.
• Alterar a encomenda depois da preparação sem avisar quem está no armazém.
• Aceitar alterações por telefone sem as registar e faturar depois quantidades ou preços diferentes dos que o cliente julga ter combinado.

Como o 4softerp ajuda

• Encomenda do cliente ligada ao stock disponível, para confirmar o prazo antes de prometer a entrega.
• Documento de venda emitido através do 4invoices a partir dos dados da encomenda, sem voltar a escrever o cliente e os artigos.
• Estado de cada encomenda consultável (pendente, entregue ou faturada), com o saldo do cliente à vista.
• Vendas em euros e várias empresas na mesma conta, cada uma com as suas encomendas.