Como acompanhar as entregas aos clientes?

Resposta curta

1. Liste as entregas por data, cliente e estado.
2. Para cada entrega, guarde a encomenda de origem, o conteúdo e o transportador.
3. Atualize o estado à medida que a entrega avança: preparada, expedida, entregue.
4. Avise o cliente quando a entrega sofrer atrasos.
5. Registe as devoluções e reclamações de cada entrega, para perceber onde o circuito falha com mais frequência.

Contexto operacional

• A mercadoria deve circular acompanhada do documento de transporte exigido para cada caso.
• Guarde a prova de entrega assinada pelo cliente para resolver eventuais disputas.
• As devoluções precisam de um documento próprio e de entrada no stock.
• Um atraso comunicado a tempo custa menos confiança do que um atraso descoberto pelo cliente.
• Convém combinar com o transportador um prazo e uma forma de confirmação de entrega, para que a data registada corresponda à data real.

Exemplos práticos

• Por exemplo, uma empresa com 50 entregas por dia separa as pendentes das já entregues numa lista simples.
• Por exemplo, numa entrega atrasada, telefona-se ao cliente antes de ele reclamar.
• Por exemplo, numa devolução de 3 unidades, regista-se o documento e a entrada no stock no mesmo dia.
• Por exemplo, um cliente pergunta onde está a sua encomenda, e o estado registado permite responder na hora, sem ir ao armazém.
• Por exemplo, das 50 entregas do dia, 46 estão entregues, 3 em trânsito e 1 devolvida; a lista por estado mostra logo qual precisa de contacto com o cliente.

Erros frequentes

• Expedir mercadoria sem o documento de transporte adequado.
• Atualizar o estado da entrega dias depois de ela acontecer.
• Não avisar o cliente de um atraso conhecido.
• Aceitar devoluções sem confirmar o estado da mercadoria nem registar o motivo.
• Não guardar a prova de entrega e ficar sem argumentos quando o cliente afirma que não recebeu a mercadoria.

Como o 4softerp ajuda

• Encomendas e documentos de venda consultáveis por estado, por cliente e por data.
• Saída de stock registada com o documento de venda, para saber de que armazém partiu cada entrega.
• Devolução registada com a respetiva entrada no stock, para a quantidade disponível ficar certa.
• Histórico de vendas por cliente, para responder depressa a perguntas sobre entregas anteriores.