Porque atrasam as entregas e como melhorar o circuito?

Resposta curta

1. Liste as encomendas entregues com atraso no último mês.
2. Identifique em que etapa se perdeu tempo: confirmação, preparação, expedição ou transporte.
3. Defina o prazo esperado para cada etapa.
4. Melhore primeiro a etapa que mais atrasos causa.
5. Volte a medir os atrasos um mês depois da mudança, para saber se a alteração resultou.

Contexto operacional

• Um atraso custa dinheiro: devolução, contacto extra e perda de confiança do cliente.
• Muitos atrasos têm origem interna, na preparação, e não no transportador.
• Um prazo prometido deve ter em conta a capacidade real do armazém.
• Na época alta, prometa prazos mais realistas do que nos meses calmos.
• A hora limite das encomendas para envio no próprio dia deve ser conhecida pelos clientes e pela equipa comercial, para não se prometer o impossível.

Exemplos práticos

• Por exemplo, a análise mostra que 40% dos atrasos acontecem na preparação, e a equipa passa a preparar as encomendas na véspera.
• Por exemplo, as encomendas com mais de 10 artigos atrasam três vezes mais, e passam a ser divididas em duas.
• Por exemplo, um transportador perde dois dias sempre na mesma zona, e a empresa muda de parceiro nessa zona.
• Por exemplo, ao registar as horas de saída de cada encomenda durante duas semanas, a empresa percebe que as encomendas de sexta-feira ficam paradas até segunda.
• Por exemplo, das 120 encomendas de um mês, 18 saíram com atraso; ao ver que 11 esperavam por artigos sem stock, a empresa antecipa as compras desses artigos.

Erros frequentes

• Analisar atrasos só depois da reclamação do cliente.
• Culpar apenas o transportador, sem olhar para o processo interno.
• Prometer prazos irrealistas em períodos de maior procura.
• Melhorar a etapa mais visível em vez da que causa mais atrasos.
• Medir o atraso apenas até à saída do armazém, esquecendo o tempo de transporte que o cliente sente.

Como o 4softerp ajuda

• Encomendas e documentos de venda registados com data, para medir o tempo entre a encomenda e a saída.
• Stock por armazém, para confirmar antes de prometer um prazo que a mercadoria existe onde é preciso.
• Compras ligadas ao stock, para ver que artigos ainda estão por receber quando um cliente os pede.
• Histórico de vendas por cliente e por período, para descobrir em que semanas os atrasos se concentram.