Como reduzir erros operacionais com um ERP?

Resposta curta

1. Registe cada dado uma só vez e deixe os documentos seguintes aproveitá-lo.
2. Separe quem regista de quem confere os documentos de maior valor.
3. Compare encomendas, receções e faturas antes de pagar.
4. Reveja todos os meses as diferenças de stock e de saldos.
5. Registe cada erro encontrado com a causa provável, para perceber que tipo de falha se repete.

Contexto operacional

• A maior parte dos erros surge quando o mesmo dado é escrito várias vezes em sítios diferentes.
• Separar funções é uma boa prática de controlo interno: quem compra não deve ser quem paga.
• Permissões de acesso adequadas evitam que qualquer utilizador altere qualquer documento.
• Conferir dados de clientes e fornecedores, como NIF e IBAN, evita problemas mais tarde.
• A formação inicial dos utilizadores e uma pequena lista de procedimentos escritos reduzem os erros de quem começa, que são frequentes nas primeiras semanas.

Exemplos práticos

• Por exemplo, ao criar um cliente, confirma-se o número de contribuinte antes de emitir a primeira fatura.
• Por exemplo, o gerente confere pessoalmente todas as compras acima de um valor definido.
• Por exemplo, antes de sair mercadoria, verifica-se se o stock chega para a encomenda.
• Por exemplo, ao receber mercadoria, quem confere as quantidades não é quem regista a fatura de compra.
• Por exemplo, numa revisão mensal a gerência vê que 6 das 8 correções de stock vinham de saídas sem documento, e passa a exigir a guia de remessa em todas.

Erros frequentes

• Dar acesso total a todos os utilizadores.
• Deixar a mesma pessoa criar e aprovar uma operação de valor elevado.
• Não rever os registos de forma regular, deixando erros passar semanas.
• Corrigir o erro no momento e não registar a causa, para que se repita.
• Confiar em folhas de cálculo pessoais para confirmar valores, criando versões diferentes da mesma informação.

Como o 4softerp ajuda

• Dado do cliente ou do artigo registado uma só vez e reaproveitado nas encomendas, guias e documentos de venda.
• Encomenda, receção e fatura de compra ligadas, para conferir as três antes de lançar o pagamento.
• Plano de contas de grupo comum, que dá a mesma classificação aos lançamentos de todas as empresas.
• Stock por armazém e balancetes para comparar com a contagem física e detetar cedo diferenças nos saldos.