Como organizar o circuito de documentos da empresa?

Resposta curta

1. Identifique o documento que abre cada circuito: encomenda, receção, pagamento.
2. Defina o documento seguinte: guia de remessa, fatura, recibo.
3. Indique quem verifica e quem aprova cada etapa.
4. Guarde cada documento associado à operação a que respeita.
5. Reveja o circuito de três em três meses e retire as etapas que já não acrescentam nada.

Contexto operacional

• Um circuito documental claro mostra sempre o estado de cada operação.
• A separação de funções, isto é, quem regista não é quem aprova, reduz o risco de erros e de fraude.
• Os documentos fiscais devem ser conservados durante os prazos legais: confirme-os com o seu contabilista.
• Cada documento deve poder ser encontrado a partir da operação que o originou.
• Vale a pena definir uma regra de nomes e de referências para os documentos, para que qualquer colaborador os encontre pela encomenda ou pelo fornecedor.

Exemplos práticos

• Por exemplo: encomenda do cliente, verificação de stock, guia de remessa, fatura, recebimento.
• Por exemplo: fatura do fornecedor, comparação com a encomenda e com a receção, aprovação, pagamento.
• Por exemplo: extrato bancário importado, associação aos documentos em aberto, fecho do mês.
• Por exemplo, uma empresa define que compras acima de um valor combinado só são pagas depois de a gerência confirmar a fatura.
• Por exemplo, uma empresa combina que cada pagamento tem de indicar a fatura e a encomenda a que respeita, e assim qualquer pergunta do contabilista é respondida em poucos minutos.

Erros frequentes

• Circuitos sem uma etapa de verificação para documentos de valor elevado.
• Enviar documentos por e-mail sem guardar o original associado à operação.
• Arquivar sem confirmar se o documento está completo e correto.
• Ter documentos importantes em vários sítios, sem saber qual é a versão final.
• Aceitar exceções verbais, como pagar um adiantamento sem documento, que depois ninguém consegue justificar.

Como o 4softerp ajuda

• Encomenda, guia, fatura e recebimento ligados no mesmo registo, para ver em que etapa está cada operação.
• Documentos de vendas e de compras associados às contas correntes de clientes e de fornecedores.
• Faturação através do 4invoices com os dados da encomenda, sem redigitar o cliente nem os artigos.
• Documentos de cada empresa mantidos separados na mesma conta, com o respetivo histórico.