Como reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas?

Resposta curta

1. Registe durante uma semana o tempo gasto em cada tarefa repetitiva.
2. Elimine a reintrodução de dados: parta sempre do documento anterior.
3. Crie modelos para os documentos que preenche com frequência.
4. Importe listas de artigos ou de clientes em vez de as digitar uma a uma.
5. Depois de mudar, meça de novo o tempo gasto e mantenha apenas as alterações que poupam tempo de facto.

Contexto operacional

• Muitas tarefas repetitivas resultam de dados escritos várias vezes em sítios diferentes.
• Modelos e importações reduzem o tempo e os erros de digitação.
• Envolver quem faz o trabalho no dia a dia torna a mudança mais fácil.
• Rever o resultado passado um mês mostra se o tempo poupado foi real.
• Comece pelas tarefas que consomem mais tempo no total, e não pelas mais irritantes: dez minutos por dia somam mais de quarenta horas por ano.

Exemplos práticos

• Por exemplo, uma empresa deixa de voltar a escrever os dados do cliente ao passar da encomenda para o documento de venda.
• Por exemplo, uma lista de 300 artigos em folha de cálculo é importada de uma só vez.
• Por exemplo, o balancete de fim de mês é consultado no próprio sistema, sem preparar mapas à mão.
• Por exemplo, uma empresa que enviava todos os meses os mesmos pedidos de pagamento passa a preparar um modelo e só altera os valores.
• Por exemplo, uma empresa que gastava 45 minutos por dia a reescrever encomendas na fatura passa a partir do documento anterior e devolve cerca de quatro horas por semana à equipa.

Erros frequentes

• Tentar poupar tempo sem documentar primeiro a forma como o trabalho é feito.
• Impor a mudança sem ouvir quem faz o trabalho.
• Não medir o tempo antes e depois.
• Criar modelos e nunca os rever, ficando com textos e preços desatualizados.
• Passar horas a preparar um modelo perfeito para uma tarefa que só se faz duas vezes por ano.

Como o 4softerp ajuda

• Documento de venda que aproveita os dados da encomenda, sem voltar a escrever cliente, artigos e preços.
• Importação de extratos bancários por ficheiro (MT940, CAMT.053 ou CSV), em vez de digitar cada movimento.
• Faturação através do 4invoices, partindo da encomenda já registada.
• Relatórios financeiros com base nos lançamentos existentes, sem preparar mapas em folha de cálculo.