Como simplificar os processos da empresa com um ERP?

Resposta curta

1. Liste as tarefas repetitivas: reposição, faturação, relatórios.
2. Descreva cada processo passo a passo, com quem faz o quê.
3. Configure o ERP para que uma operação alimente as seguintes, em vez de escrever os mesmos dados várias vezes.
4. Teste com dados reais e ajuste as regras.
5. Reveja o resultado todos os meses.

Contexto operacional

• Um processo mal definido não melhora por ser informatizado: primeiro organize, depois digitalize.
• Cada processo deve ter um responsável e um critério claro para os casos excecionais.
• Reduzir a reintrodução de dados diminui os erros de digitação.
• Guarde por escrito as regras que combinou, para novos colaboradores as conhecerem.
• Comece por um processo pequeno e frequente, como a receção de mercadoria: os ganhos veem-se depressa e a equipa ganha confiança para os processos seguintes.

Exemplos práticos

• Por exemplo, ao dar uma só ordem de entrada de mercadoria, o stock e a compra ficam ligados, sem lançar duas vezes.
• Por exemplo, uma empresa emite o documento de venda a partir da encomenda, em vez de o escrever de novo.
• Por exemplo, o balancete mensal é consultado no mesmo sistema onde os documentos foram lançados.
• Por exemplo, uma empresa descobre que a mesma encomenda era escrita três vezes, e passa a partir de um único registo.
• Por exemplo, uma empresa descobre que cada encomenda passava por quatro folhas de cálculo e três conferências manuais; ao usar um único registo, elimina duas folhas e uma conferência.

Erros frequentes

• Informatizar um processo que ainda ninguém definiu com clareza.
• Não prever exceções: o processo fica bloqueado no primeiro caso fora do normal.
• Não acompanhar os resultados depois de mudar o processo.
• Alterar vários processos ao mesmo tempo, sem perceber qual deles melhorou ou piorou o resultado.
• Manter os processos apenas na cabeça de uma pessoa, o que deixa a empresa vulnerável em férias ou faltas.

Como o 4softerp ajuda

• Encomenda, stock e documento de venda no mesmo sistema, sem repetir o mesmo dado em folhas paralelas.
• Faturação através do 4invoices e contabilidade no mesmo ERP, para o processo não parar entre duas aplicações.
• Plano de contas de grupo comum, para cada empresa classificar os lançamentos da mesma forma.
• Planos Start, Plus, Pro e Premium, para acrescentar processos à medida que a equipa os domina.