Como ligar o ERP a outras aplicações?

Resposta curta

1. Identifique que dados precisa de trocar: encomendas, extratos, faturas, listas de artigos.
2. Escolha um formato simples e estável, como CSV, ou o formato que o banco disponibiliza.
3. Faça primeiro um teste com poucos registos e confira o resultado.
4. Defina quem importa, quando e quem confere os totais.
5. Depois de importar, guarde o ficheiro original e anote a data, para poder repetir ou anular a operação se surgir uma dúvida.

Contexto operacional

• Antes de ligar duas aplicações, decida qual delas é a fonte de cada dado.
• Os ficheiros de importação devem ter sempre o mesmo formato e a mesma ordem de colunas.
• Os extratos bancários costumam estar disponíveis em formatos como MT940, CAMT.053 ou CSV.
• Confira sempre os totais depois de importar, para garantir que nada ficou de fora.
• A troca de dados entre aplicações tem custos de manutenção: quantas menos ligações mantiver, mais fácil é perceber a origem de um erro.

Exemplos práticos

• Por exemplo, todas as semanas descarrega-se o extrato do banco e importa-se para o ERP para associar aos documentos.
• Por exemplo, uma lista de artigos em folha de cálculo é preparada, testada com 20 linhas e depois importada por inteiro.
• Por exemplo, os dados de faturação são mantidos no 4invoices e consultados nos relatórios do ERP.
• Por exemplo, antes de importar 500 linhas, a equipa importa 10 e confere os totais para ver se o formato está certo.
• Por exemplo, o banco fornece o extrato em CSV com 120 linhas; a equipa confere o total de créditos e de débitos no ficheiro antes de o importar e volta a conferir no ERP depois.

Erros frequentes

• Trocar dados nos dois sentidos sem definir qual é a fonte certa.
• Importar ficheiros sem os conferir antes.
• Guardar palavras-passe ou credenciais em ficheiros de texto partilhados.
• Mudar o formato do ficheiro de um mês para o outro sem avisar quem importa.
• Ligar aplicações sem documentar quem é o responsável, e ninguém saber a quem recorrer quando um ficheiro falha.

Como o 4softerp ajuda

• Importação manual de extratos bancários em MT940, CAMT.053 e CSV, que pode ser testada primeiro com poucas linhas.
• Faturação feita através do 4invoices, com os documentos de venda a alimentar os saldos de clientes.
• Stocks, compras, vendas e contabilidade na mesma conta, o que reduz o número de ficheiros a trocar.
• Teste de 6 meses para ensaiar uma importação com dados reais antes de escolher o plano.