Como gerir toda a empresa num único ERP?

Resposta curta

1. Liste os processos da empresa: stocks, compras, vendas, contabilidade.
2. Decida por onde começar e avance por fases, um módulo de cada vez.
3. Defina os utilizadores e o que cada um pode ver e alterar.
4. Migre os dados essenciais: clientes, fornecedores, artigos e saldos.
5. Depois de cada fase, deixe passar algumas semanas de utilização real antes de acrescentar o módulo seguinte.

Contexto operacional

• Um único sistema evita copiar dados de uma aplicação para outra.
• Aplicações separadas criam ilhas de informação, e cada decisão passa a depender de dados incompletos.
• Implementar por fases reduz o risco e a resistência à mudança.
• Um responsável interno pelo projeto é decisivo para que ele avance.
• Os utilizadores devem ter permissões adequadas ao seu papel: quem regista compras não precisa de ver todas as contas da empresa.

Exemplos práticos

• Por exemplo, uma empresa de distribuição com 50 colaboradores gere stocks, compras e vendas no mesmo sistema.
• Por exemplo, uma empresa começa pelos stocks no primeiro mês, acrescenta as compras no segundo e a contabilidade no terceiro.
• Por exemplo, um grupo com três empresas usa uma só conta, com o mesmo plano de contas de grupo.
• Por exemplo, um gerente que antes consultava quatro folhas de cálculo passa a ver stock, vendas e saldos no mesmo sítio.
• Por exemplo, ao migrar, uma empresa limpa a lista de 1 800 clientes, descobre 250 duplicados ou inativos e começa o sistema novo com 1 550 registos válidos.

Erros frequentes

• Ativar todos os módulos ao mesmo tempo e sobrecarregar a equipa.
• Não ter um responsável interno pelo projeto.
• Migrar dados sem os limpar antes, levando os erros antigos para o sistema novo.
• Manter folhas de cálculo paralelas, o que cria duas versões da mesma informação.
• Não fixar uma data para abandonar o sistema antigo e acabar a manter duas soluções durante anos.

Como o 4softerp ajuda

• Várias empresas numa só conta, cada uma com o seu plano de contas de grupo e os seus registos.
• Stocks, armazéns, compras e vendas disponíveis para usar por fases, começando pelo mais urgente.
• Consolidação, balancetes e demonstrações financeiras quando a empresa chega à contabilidade.
• Planos Start, Plus, Pro e Premium, com preços em euros e teste de 6 meses para migrar um primeiro conjunto de dados.