Como ligar os circuitos de stock, vendas e compras?

Resposta curta

1. Defina o circuito de vendas: encomenda, reserva de stock, entrega, fatura.
2. Defina o circuito de compras: necessidade, encomenda, receção, fatura de compra.
3. Ligue os dois: cada venda baixa o stock, cada receção aumenta o stock.
4. Use o stock registado para decidir o que encomendar.
5. Ajuste as regras nos primeiros três meses.

Contexto operacional

• Um circuito integrado evita transcrever dados de um sistema para outro.
• Ver o stock atualizado ajuda a decidir quanto encomendar e a evitar excessos.
• Prever exceções, como encomendas grandes ou clientes com regras próprias, evita bloqueios.
• Defina limites de valor nas compras habituais para não ter surpresas.
• Quando vendas e compras partilham o mesmo stock, o número que o comercial vê deve ser o mesmo que o responsável de compras usa para decidir.

Exemplos práticos

• Por exemplo: encomenda do cliente, reserva de stock, expedição, documento de venda.
• Por exemplo: artigo abaixo do mínimo, encomenda ao fornecedor, receção e fatura de compra.
• Por exemplo, na época alta, as compras passam a ser 1,5 vezes as habituais entre novembro e dezembro.
• Por exemplo, uma empresa percebe que a maior parte das vendas de um artigo se concentra em dois meses e reforça as compras antes desse período.
• Por exemplo, num artigo com 100 unidades em stock e 70 já reservadas para encomendas, a equipa de compras vê que só há 30 livres e antecipa a reposição.

Erros frequentes

• Definir o circuito sem prever exceções: o primeiro caso fora do normal bloqueia tudo.
• Não acompanhar o circuito, deixando erros repetirem-se durante semanas.
• Fazer compras habituais sem um limite de valor.
• Alterar as regras a meio do mês, sem registar a data em que mudaram.
• Registar a venda mas esquecer-se de dar baixa do stock, o que leva a aceitar encomendas de mercadoria que já não existe.

Como o 4softerp ajuda

• Cada entrega registada baixa o stock e cada receção de compra o aumenta, no mesmo sistema.
• Faturação através do 4invoices a partir da encomenda, sem redigitar o que já foi lançado.
• Vendas e compras refletidas nos relatórios financeiros da empresa a que pertencem.
• Empresas do grupo na mesma conta, cada uma com os seus circuitos de stock, compras e vendas.