Como organizar o circuito de aprovisionamento?

Resposta curta

1. Defina para cada artigo o stock mínimo, o fornecedor preferencial e a quantidade habitual de encomenda.
2. Reveja periodicamente a lista de artigos abaixo do mínimo.
3. Emita a nota de encomenda e registe a confirmação do fornecedor.
4. Na receção, registe a entrada de stock e associe a fatura de compra.
5. Ao fim de cada ciclo, compare o prazo prometido com o prazo real do fornecedor e ajuste o pedido seguinte.

Contexto operacional

• Um circuito claro diz quem propõe a compra, quem a aprova e quem recebe a mercadoria.
• Ter um segundo fornecedor para artigos críticos reduz o risco de rotura.
• Definir um limite de valor a partir do qual a compra exige aprovação da gerência é uma boa prática interna.
• Rever o circuito de forma regular ajuda a corrigir hábitos e prazos.
• Um calendário de compras, por exemplo semanal ou quinzenal, agrupa as necessidades e reduz o número de pedidos pequenos e de portes repetidos.

Exemplos práticos

• Por exemplo, um artigo de consumo constante é encomendado todos os meses, na mesma quantidade, ao mesmo fornecedor.
• Por exemplo, para uma matéria-prima crítica, a gerência aprova sempre compras acima de um valor definido.
• Por exemplo, na época alta, a equipa passa a encomendar 1,5 vezes a quantidade habitual e volta ao normal em janeiro.
• Por exemplo, uma empresa que compra a dois fornecedores define qual é o principal e qual é o de reserva, e regista em que condições passa a usar o segundo.
• Por exemplo, uma empresa passa a encomendar todas as segundas-feiras os artigos abaixo do mínimo e, em vez de dez pedidos soltos por semana, faz uma única nota de encomenda por fornecedor.

Erros frequentes

• Ter um único fornecedor para artigos críticos, sem alternativa.
• Não fixar limites de preço ou de quantidade nas encomendas habituais.
• Não rever as encomendas em curso, deixando erros passar meses sem serem notados.
• Deixar a decisão de compra a uma só pessoa, sem qualquer regra escrita.
• Deixar cada colaborador encomendar ao fornecedor que preferir, o que dispersa o volume de compras e enfraquece a negociação de preços.

Como o 4softerp ajuda

• Circuito completo no mesmo sistema: stock, nota de encomenda, receção e fatura de compra.
• Fornecedor associado a cada encomenda, para comparar prazos e preços de cada um ao longo do tempo.
• Stock por artigo atualizado a cada receção, para decidir a reposição seguinte com números reais.
• Compras já lançadas visíveis nos relatórios financeiros, para acompanhar o gasto de aprovisionamento.