Como gerir as encomendas a fornecedores?

Resposta curta

1. Crie a nota de encomenda com o fornecedor, os artigos, as quantidades e os preços.
2. Envie-a ao fornecedor e guarde a confirmação.
3. Na receção, registe a entrada da mercadoria contra a encomenda.
4. Compare a fatura do fornecedor com a encomenda e com a receção antes de a lançar.
5. Se a mercadoria chegar em várias entregas, registe cada receção parcial e mantenha a encomenda aberta até chegar tudo.

Contexto operacional

• A nota de encomenda formaliza o que foi pedido, a que preço e para quando.
• A guia de remessa do fornecedor comprova o que chegou ao armazém.
• A fatura de compra deve corresponder ao que foi encomendado e efetivamente recebido.
• Diferenças de quantidade ou de preço resolvem-se com o fornecedor, por nota de crédito ou nova entrega.
• Convém guardar na encomenda as condições de pagamento acordadas, para que o prazo de vencimento da fatura possa ser conferido mais tarde.

Exemplos práticos

• Por exemplo, uma encomenda de 200 unidades chega em duas entregas de 100, e o ERP mostra as 100 ainda por receber.
• Por exemplo, um artigo comprado a três fornecedores tem preços diferentes, e a comparação faz-se antes de encomendar.
• Por exemplo, a fatura traz um preço 5% acima do combinado, e a diferença é detetada antes do pagamento.
• Por exemplo, antes de uma campanha, a empresa junta num só pedido as necessidades de vários armazéns, para negociar melhor com o fornecedor.
• Por exemplo, uma encomenda de 1 500 € só é paga depois de a receção confirmar que chegaram todas as unidades e que a fatura coincide com o valor da nota de encomenda.

Erros frequentes

• Fazer encomendas por telefone ou por mensagem sem qualquer registo.
• Registar a receção sem a associar à encomenda.
• Não conferir as quantidades à chegada da mercadoria.
• Aceitar faturas sem confirmar se a encomenda que as originou estava aprovada.
• Deixar encomendas antigas em aberto durante meses, o que distorce a informação sobre o que ainda está por receber.

Como o 4softerp ajuda

• Nota de encomenda, receção e fatura de compra ligadas entre si, para conferir as três antes de pagar.
• Receções parciais registadas contra a mesma encomenda, com a quantidade que ainda falta receber.
• Histórico de cada fornecedor com encomendas, entregas e valores faturados.
• Entrada de stock lançada na receção, para o inventário refletir de imediato o que chegou ao armazém.