Como acompanhar as operações em tempo real?

Resposta curta

1. Registe cada documento no próprio dia: entradas, saídas, faturas, pagamentos.
2. Consulte as encomendas em aberto e o stock por artigo.
3. Consulte o saldo de clientes e fornecedores e as faturas vencidas.
4. Defina quem revê cada indicador e com que frequência.
5. No fim de cada dia, confirme que não ficaram documentos por registar, para o dia seguinte começar com dados completos.

Contexto operacional

• Ver a situação de hoje só é possível se os documentos forem registados a tempo.
• Uma informação com um dia de atraso pode já não servir para decidir.
• Consultar o sistema a partir de um browser ajuda os responsáveis que estão fora do escritório.
• Indicadores a mais dispersam a atenção; escolha só os que mudam decisões.
• A frequência de revisão deve corresponder à decisão: o stock consulta-se todos os dias, a tesouraria todas as semanas e os resultados todos os meses.

Exemplos práticos

• Por exemplo, o responsável de operações começa o dia a ver quantas encomendas há por preparar.
• Por exemplo, o responsável do armazém consulta o stock de um artigo antes de confirmar uma venda.
• Por exemplo, o diretor financeiro vê o saldo disponível e as faturas a pagar nos próximos dias.
• Por exemplo, ao consultar o stock a meio da manhã, o comercial confirma que pode prometer a entrega para o dia seguinte.
• Por exemplo, o responsável de compras vê à segunda-feira quais os artigos com menos stock e faz uma única encomenda por fornecedor, em vez de vários pedidos avulsos durante a semana.

Erros frequentes

• Registar os documentos com dias de atraso e depois chamar “tempo real” à consulta.
• Restringir o acesso ao escritório, deixando quem está no terreno sem informação.
• Acompanhar tantos indicadores que os problemas reais se perdem.
• Mostrar indicadores diferentes a pessoas diferentes, sem regra sobre a fonte dos números.
• Fechar o dia sem registar as guias de remessa e deixar o stock do dia seguinte com um erro de partida.

Como o 4softerp ajuda

• Encomendas em aberto e stock por artigo consultáveis logo depois de os documentos serem registados.
• Saldos de clientes e fornecedores e faturas vencidas atualizados com os pagamentos já associados.
• Relatórios financeiros com base nos lançamentos já feitos, para acompanhar o mês ainda a decorrer.
• Empresas do grupo consultadas em separado ou em conjunto, a partir do mesmo acesso.