Como implementar um ERP completo no meu negócio?

Resposta curta

1. Mapeie os processos principais do seu negócio.
2. Escolha os módulos de que precisa agora e deixe o resto para depois.
3. Migre os dados históricos essenciais: clientes, artigos, saldos, encomendas em curso.
4. Trabalhe com o sistema novo e o antigo em paralelo durante um ou dois meses antes de mudar por completo.
5. Marque uma data para a mudança definitiva e comunique-a a toda a equipa, com a indicação de quem faz o quê nos primeiros dias.

Boas práticas de implementação

• Um responsável interno pelo projeto aumenta as hipóteses de sucesso.
• Implementar por fases costuma ser mais seguro do que mudar tudo de uma só vez.
• Adaptar demasiado o sistema encarece a manutenção: prefira processos simples e padronizados.
• A formação dos utilizadores é uma parte importante do projeto e não deve ser esquecida.
• Convém definir com antecedência critérios de sucesso, como o tempo de fecho do mês ou o número de diferenças de stock, para avaliar o projeto com factos.

Exemplos práticos

• Por exemplo, um distribuidor com 30 colaboradores começa pelos stocks e vendas no primeiro mês, e acrescenta as compras no segundo e as finanças no terceiro.
• Por exemplo, uma indústria pequena começa pelos armazéns e pela ligação a compras e vendas.
• Por exemplo, uma empresa de serviços começa pela faturação e pelas contas correntes, e só depois passa à contabilidade.
• Por exemplo, antes de escolher o sistema, a gerência lista as cinco tarefas que hoje mais tempo consomem e verifica se o ERP as resolve.
• Por exemplo, uma empresa define como meta fechar o mês em cinco dias em vez de doze e usa o balancete do ERP para medir se a meta foi atingida.

Erros frequentes

• Implementar sem definir os processos, e o ERP só amplifica a desorganização.
• Comprar um sistema demasiado complexo para o tamanho da empresa.
• Ignorar a formação dos colaboradores.
• Escolher o sistema apenas pelo preço, sem experimentar com dados reais.
• Levar para o sistema novo todos os dados de anos passados sem critério, em vez de migrar apenas o que é útil.

Como o 4softerp ajuda

• Stocks, armazéns, compras, vendas e contabilidade para implementar por fases, sem mudar tudo de uma vez.
• Várias empresas na mesma conta, com consolidação entre as do grupo quando o negócio cresce.
• Planos Start, Plus, Pro e Premium, para começar com poucos módulos e subir de plano mais tarde.
• Teste de 6 meses, com preços em euros, para experimentar o seu processo principal com dados reais antes de decidir.