Como eliminar erros nos documentos de compra?

Resposta curta

1. Confira os dados críticos de cada documento: fornecedor, NIF, quantidades e preços.
2. Compare a fatura com a encomenda e com a receção antes de a lançar.
3. Peça aprovação da gerência acima de um valor definido.
4. Reveja mensalmente os erros encontrados para descobrir padrões.
5. Registe a nota de crédito no mesmo dia em que o fornecedor a envia, para o saldo a pagar refletir a correção.

Contexto operacional

• Uma fatura com dados errados do fornecedor pode causar problemas no tratamento fiscal.
• A diferença entre o que foi recebido e o que foi faturado resolve-se com o fornecedor, por nota de crédito.
• Uma encomenda aprovada por escrito reduz compras não autorizadas.
• Conserve os documentos de compra pelos prazos legais, que deve confirmar com o seu contabilista.
• A verificação de faturas duplicadas é simples: antes de pagar, procure o número da fatura e o fornecedor no histórico; se já existir, não pague.

Exemplos práticos

• Por exemplo, uma fatura traz o NIF do fornecedor errado, e é devolvida para correção antes do lançamento.
• Por exemplo, a quantidade faturada é 5% superior à recebida, e a diferença é tratada com o fornecedor.
• Por exemplo, o fornecedor entrega a preço diferente do combinado, e a discrepância é vista antes do pagamento.
• Por exemplo, ao criar um novo fornecedor, alguém confere o NIF e o IBAN num segundo documento antes de a primeira compra ser paga.
• Por exemplo, uma fatura de 3 200 € refere 100 unidades mas só foram recebidas 90; a gerência pede uma nota de crédito ao fornecedor em vez de pagar a diferença.

Erros frequentes

• Lançar a fatura sem a confrontar com a encomenda e com a receção.
• Aprovar compras apenas de forma verbal, sem registo.
• Guardar documentos em pastas pessoais, com risco de perda.
• Pagar sem conferir se a mesma fatura já foi paga antes.
• Aceitar por e-mail uma alteração de IBAN do fornecedor sem a confirmar por outro canal, o que abre a porta a pagamentos desviados.

Como o 4softerp ajuda

• Encomenda, entrada de stock e fatura de compra registadas no mesmo sistema, para comparar as três antes de pagar.
• Histórico por fornecedor com as faturas já lançadas, útil para verificar se uma fatura é repetida.
• Lançamentos contabilísticos ligados a cada documento de compra, para chegar da conta à fatura.
• Compras de cada empresa mantidas separadas na mesma conta, com os respetivos fornecedores.