Como verificar preços e stocks de fornecedores?

Resposta curta

1. Registe os preços acordados com cada fornecedor, com a data de validade.
2. Antes de encomendar, compare o preço com o da última compra.
3. Consulte o histórico de preços por artigo e por fornecedor.
4. Confirme a disponibilidade e o prazo diretamente com o fornecedor.
5. Anote na encomenda o preço e o prazo confirmados, para poder compará-los depois com a fatura recebida.

Contexto operacional

• Os preços acordados podem ser fixos ou sujeitos a revisão em datas combinadas.
• Descontos por quantidade devem ficar registados por escalão.
• Um preço fora de validade deve ser confirmado de novo antes de encomendar.
• A disponibilidade de um fornecedor é sempre confirmada com ele; o ERP guarda o que ficou acordado.
• Ao comparar propostas, some ao preço do artigo os portes, os prazos de pagamento e o valor mínimo de encomenda, para comparar o custo total e não apenas o preço unitário.

Exemplos práticos

• Por exemplo, para o mesmo artigo há três fornecedores, e a comparação faz-se antes de se emitir a encomenda.
• Por exemplo, um contrato prevê 5% de desconto a partir de 100 unidades e 12% a partir de 500.
• Por exemplo, o preço combinado caducou em dezembro, e a compra fica em espera até ser confirmado.
• Por exemplo, antes de renovar um acordo anual, o gestor compara os preços pagos nos últimos 12 meses com as propostas de dois concorrentes.
• Por exemplo, o fornecedor A cobra 4,10 € por unidade com portes pagos e o B cobra 3,90 € mais 60 € de transporte por encomenda; para 200 unidades, A sai mais barato.

Erros frequentes

• Encomendar sem consultar o preço acordado nem o da última compra.
• Não guardar versões dos acordos, o que impede saber que preço valia em cada data.
• Ignorar os descontos por quantidade.
• Confiar em preços antigos sem confirmar com o fornecedor se ainda estão em vigor.
• Comparar apenas o preço unitário e esquecer os portes e o prazo de pagamento, o que faz parecer barata uma proposta que sai mais cara.

Como o 4softerp ajuda

• Preços praticados em cada compra registados por artigo e por fornecedor, para consultar antes da encomenda seguinte.
• Comparação entre a fatura de compra e a encomenda, para detetar cedo um preço acima do combinado.
• Valores em euros, para pôr lado a lado propostas de vários fornecedores sem conversões.
• Vista por fornecedor do total comprado, para preparar uma negociação com números reais.