Răspuns scurt
- Definești evenimentul declanșator: comandă confirmată, plată primită, stoc minim atins.
- Configurezi documentul generat automat: factură, aviz, comandă de achiziție.
- Adaugi pașii de aprobare dacă suma depășește un prag definit.
- Setezi destinatarul automat: email intern, client, furnizor sau portal SPV.
Standarde pentru managementul documentelor
- ISO 27001 recomandă fluxuri documentate și trasabile pentru documente sensibile.
- Arhivarea electronică este reglementată de Legea 135/2007.
- Documentele fiscale generate automat au aceeași valoare juridică dacă sunt semnate electronic.
- Fluxurile de aprobare reduc riscul de fraudă prin controlul dual.
Exemple practice
- Comandă online → verificare stoc → aviz de expediere → factură → email client: flux automat complet.
- Factură furnizor primită → verificare comandă → aprobare manager → plată programată.
- Raport de stoc zilnic generat la 08:00 și trimis automat pe email.
Greșeli frecvente
- Flux fără etapă de verificare umană pentru documente cu valoare ridicată.
- Emails automate fără adresă de răspuns — clientul nu poate răspunde.
- Arhivare automată fără verificarea conformității documentului — risc audit.
Cum te ajută 4softerp
- Creare flux vizuală drag-and-drop fără cunoștințe tehnice.
- Declanșatoare multiple: timp (cron), eveniment în ERP sau trigger extern.
- Aprobare în aplicație cu un click, cu notificare pe telefon.
- Arhivare automată conformă cu legislația, cu indexare pentru căutare rapidă.
Gestionează-ți operațiunile cu 4softerp
ERP complet pentru firme românești — stocuri, vânzări, achiziții, producție, contabilitate și automatizări, integrate într-un singur sistem.
Vezi abonamente ERP →