Wie richte ich Dokumentenworkflows im ERP ein?

Kurzantwort

1. Legen Sie fest, welches Ereignis einen Beleg auslöst: bestätigter Auftrag, Zahlungseingang, Meldebestand.
2. Bestimmen Sie die Belegart: Rechnung, Lieferschein oder Bestellung.
3. Definieren Sie ab welchem Betrag eine Freigabe nötig ist.
4. Legen Sie fest, wer den Beleg erhält: intern, Kunde oder Lieferant.
5. Testen Sie den Ablauf mit einem echten Vorgang, bevor Sie ihn für alle nutzen.
6. Legen Sie fest, welche Belegarten Sie versenden und welche nur intern abgelegt werden.

Organisatorischer Hintergrund

• Ein guter Beleg-Workflow ist nachvollziehbar: Wer hat wann was ausgelöst und freigegeben?
• Belege mit hohem Wert brauchen eine Kontrolle durch eine zweite Person.
• Vorlagen für häufige Belege sparen Zeit und sorgen für einheitliche Angaben.
• Die Ablage der Belege sollte an einem zentralen Ort erfolgen.
• Für Vertretungen brauchen Sie Regeln, damit Freigaben nicht bei Urlaub liegen bleiben.
• Legen Sie für jede Belegart fest, wer sie erstellt, wer sie prüft und wo sie abgelegt wird.
• Belegnummern sollten lückenlos und nachvollziehbar vergeben werden; Lücken in der Nummernfolge werfen bei Prüfungen Fragen auf.
• Bereits versendete Belege werden nicht überschrieben, sondern durch einen neuen Beleg korrigiert, etwa eine Gutschrift oder Korrekturrechnung.

Beispiele

• Zum Beispiel: Auftrag bestätigt, Bestand geprüft, Lieferschein erstellt, Rechnung gestellt – jeder Schritt hat einen Beleg.
• Zum Beispiel: Eine Lieferantenrechnung über 8.000 € wird gegen Bestellung und Wareneingang geprüft und von der Leitung freigegeben.
• Zum Beispiel: Ein Bestandsbericht wird jeden Morgen nach derselben Vorlage erstellt.
• Zum Beispiel: Fehlt der Freigeber, geht die Freigabe an eine benannte Vertretung.
• Zum Beispiel: Für jede Belegart ist festgelegt, wer sie erstellt, wer sie prüft und wo sie abgelegt wird.
• Zum Beispiel: Ein Kunde reklamiert eine Position auf einer Rechnung über 2.750 €; statt die Rechnung zu ändern, erstellen Sie eine Gutschrift über 250 € und dokumentieren den Vorgang.

Häufige Fehler

• Belege mit hohem Wert laufen ohne zweite Kontrolle durch.
• E-Mails an Kunden haben keine Antwortadresse.
• Belege werden in privaten Ordnern abgelegt und sind nicht auffindbar.
• Freigaben hängen an einer Person; bei Urlaub oder Krankheit bleiben Belege liegen.
• Bereits versendete Belege werden nachträglich überschrieben, sodass Kunde und Buchhaltung unterschiedliche Stände besitzen.

So hilft Ihnen 4softerp

• Angebot, Auftrag, Lieferschein, Bestellung und Wareneingang führen Sie als Belege in einer Umgebung.
• Der Weg vom Verkaufsbeleg zur Rechnung führt über 4invoices und bleibt durchgängig dokumentiert.
• Belege mehrerer Gesellschaften pflegen Sie in einem Konto, getrennt je Gesellschaft.
• Sie starten mit einer Belegart und erweitern nach der Testphase von 6 Monaten auf weitere; Pläne von Start bis Premium.