Wie reduziere ich Fehler im Tagesgeschäft mit einem ERP?

Kurzantwort

1. Pflegen Sie Stammdaten sauber: Kunden, Lieferanten, Artikel, Bankverbindungen.
2. Führen Sie bei Belegen mit hohem Wert das Vier-Augen-Prinzip ein.
3. Vergeben Sie Zugriffsrechte nur so weit, wie die Aufgabe es verlangt.
4. Prüfen Sie regelmäßig auf Auffälligkeiten, etwa negative Bestände.
5. Schulen Sie neue Mitarbeitende auf die wichtigsten Regeln, bevor sie eigenständig buchen.
6. Bereinigen Sie einmal im Jahr die Stammdaten und prüfen Sie doppelte Einträge.

Betrieblicher Hintergrund

• Die meisten Fehler entstehen bei manueller Eingabe und unklaren Zuständigkeiten.
• Ein Vier-Augen-Prinzip trennt Erfassen und Freigeben.
• Klare Rollen verhindern, dass jeder alles ändern kann.
• Regelmäßige Kontrollen zeigen Fehler, bevor sie sich im Abschluss auswirken.
• Doppelte Stammdaten sind eine der häufigsten Ursachen für falsche Salden.
• Stichproben statt Vollkontrolle sind ein praktischer Weg, Fehlerquellen aufzuspüren.
• Pflichtfelder in den Stammdaten wie Steuernummer, Zahlungsziel und Lieferadresse verhindern, dass Belege später unvollständig sind.
• Negative Bestände, ungewöhnlich hohe Rabatte und Zahlungen an neue Bankverbindungen sind typische Warnsignale, die eine Stichprobe wert sind.

Beispiele

• Zum Beispiel: Eine falsche IBAN wird beim Anlegen des Lieferanten bemerkt, bevor die erste Zahlung erfolgt.
• Zum Beispiel: Ein negativer Bestand fällt in der Kontrolle auf und wird vor der Lieferung geklärt.
• Zum Beispiel: Eine Bestellung über 12.000 € wird nicht von der Person freigegeben, die sie angelegt hat.
• Zum Beispiel: Ein Kunde ist zweimal angelegt; Rechnungen verteilen sich auf zwei Konten, bis die Dopplung bereinigt wird.
• Zum Beispiel: Eine monatliche Stichprobe von zehn Belegen zeigt, ob Regeln eingehalten werden.
• Zum Beispiel: Ein Mitarbeiter legt einen Kunden mit falscher Steuernummer an; bei der monatlichen Stammdatenprüfung fällt der Fehler auf, bevor eine Rechnung mit falschen Angaben ausgestellt wird.

Häufige Fehler

• Zugriffsrechte sind zu weit gefasst, jeder kann jeden Beleg ändern.
• Es gibt keine Freigabe, dieselbe Person erfasst und genehmigt.
• Änderungen werden nicht kontrolliert, unbefugte Anpassungen bleiben unbemerkt.
• Neue Mitarbeitende buchen ohne Einweisung und ohne Kontrolle.
• Stammdaten werden nie bereinigt; veraltete Kunden, Lieferanten und Artikel bleiben im Umlauf und führen zu Fehlbuchungen.

So hilft Ihnen 4softerp

• Kunden, Lieferanten und Artikel pflegen Sie einmal zentral, statt Stammdaten in mehreren Programmen doppelt zu führen.
• Verkauf, Einkauf, Lager und Finanzen greifen auf dieselben Daten zu, sodass sich Fehler nicht über Medienbrüche vervielfachen.
• Über Berichte erkennen Sie Auffälligkeiten wie negative Bestände oder ungewöhnliche Salden.
• Alle Gesellschaften Ihres Kontos nutzen einen gemeinsamen Konzernkontenplan, was falsche Kontenzuordnungen unwahrscheinlicher macht.