Wie vermeide ich Fehler in Einkaufsdokumenten?

Kurzantwort

1. Prüfen Sie Pflichtangaben wie Lieferant, Bankverbindung und Steuerdaten schon beim Anlegen.
2. Führen Sie einen Drei-Wege-Abgleich ein: Bestellung, Wareneingang und Rechnung müssen zusammenpassen.
3. Legen Sie Freigabegrenzen für Bestellungen und Rechnungen fest.
4. Werten Sie Fehler regelmäßig aus und suchen Sie Muster.
5. Sprechen Sie Abweichungen mit dem Lieferanten an und halten Sie die Klärung schriftlich fest.
6. Prüfen Sie vor jeder Buchung, ob die Rechnungsnummer des Lieferanten bereits erfasst ist.

Betrieblicher Hintergrund

• Fehler im Einkauf führen zu falschen Zahlungen und Bestandsdifferenzen.
• Der Drei-Wege-Abgleich ist eine bewährte Kontrolle vor der Zahlung.
• Freigaben sollten dokumentiert sein, nicht nur mündlich erteilt.
• Belege gehören zentral abgelegt, nicht in lokalen Ordnern.
• Eine Gutschrift des Lieferanten sollte mit dem ursprünglichen Beleg verknüpft und geprüft werden.
• Rollen im Einkauf sollten getrennt sein: Wer bestellt, gibt nicht gleichzeitig die Rechnung frei.
• Der Drei-Wege-Abgleich ist nur wirksam, wenn Toleranzen festgelegt sind, etwa 2 % bei Menge und Preis, damit Kleinstabweichungen nicht jeden Vorgang aufhalten.
• Doppelte Rechnungen desselben Lieferanten sind ein klassischer Fehler; ein Blick auf Rechnungsnummer und Betrag vor der Buchung schützt davor.

Beispiele

• Zum Beispiel: Auf der Rechnung steht eine falsche Bankverbindung; sie fällt vor der Zahlung auf.
• Zum Beispiel: Die Rechnungsmenge weicht um 5 % vom Wareneingang ab, die Abweichung wird geklärt.
• Zum Beispiel: Ein Lieferant berechnet 4.900 € statt der bestellten 4.500 € und wird um eine Korrektur gebeten.
• Zum Beispiel: Der Lieferant sendet eine Gutschrift über 350 €; sie wird der fehlerhaften Rechnung zugeordnet.
• Zum Beispiel: Eine Bestellung über 15.000 € wird von der Geschäftsleitung freigegeben, kleinere Bestellungen vom Einkauf.
• Zum Beispiel: Ein Lieferant sendet dieselbe Rechnung über 1.980 € nach einer Mahnung erneut; die Prüfung von Rechnungsnummer und Betrag verhindert die zweite Zahlung.

Häufige Fehler

• Rechnungen werden ohne Abgleich mit Bestellung und Wareneingang gebucht.
• Freigaben werden mündlich erteilt und sind nicht belegt.
• Belege liegen in lokalen Ordnern auf einzelnen Rechnern.
• Gutschriften werden nicht zugeordnet, die offene Rechnung bleibt zu hoch.
• Dieselbe Rechnung wird nach einer Zahlungserinnerung ein zweites Mal gebucht und bezahlt, weil die Rechnungsnummer nicht geprüft wird.

So hilft Ihnen 4softerp

• Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung liegen im Einkaufsmodul zusammen und lassen sich vor der Zahlung abgleichen.
• Über das Bewegungsjournal des Lagers sehen Sie, welche Menge tatsächlich eingebucht wurde, und vergleichen sie mit der Rechnung.
• Nach dem Buchen erscheinen die Rechnungen in Ihren Buchungssätzen und Berichten, sodass Fehler in den Salden auffallen.
• Jede Gesellschaft Ihres Kontos führt ihre eigenen Einkaufsbelege, die Sie einzeln oder für die Gruppe auswerten.