Wie verwalte ich Bestellungen bei Lieferanten im ERP?

Kurzantwort

1. Legen Sie im Einkauf die Bestellung an und wählen Sie Lieferant und Artikel.
2. Senden Sie die Bestellung dem Lieferanten, zum Beispiel als PDF per E-Mail.
3. Buchen Sie bei Lieferung den Wareneingang gegen die Bestellung.
4. Ordnen Sie die Lieferantenrechnung der Bestellung zu und prüfen Sie Menge und Preis.
5. Halten Sie Liefertermine und Zusagen des Lieferanten in der Bestellung fest, damit Verspätungen belegbar sind.
6. Schließen Sie die Bestellung erst, wenn alle Positionen geliefert oder bewusst storniert sind.

Betrieblicher Hintergrund

• Zu einem Einkaufsvorgang gehören Bestellung, Wareneingang und Rechnung.
• Mündliche Bestellungen ohne Beleg lassen sich später kaum nachweisen.
• Teillieferungen sind normal; die offene Restmenge muss sichtbar bleiben.
• Abweichungen bei Menge oder Preis sollten vor der Zahlung geklärt sein.
• Eine Rechnung sollte erst bezahlt werden, wenn Bestellung, Ware und Rechnung übereinstimmen.
• Reklamationen und Beschädigungen sollten am Bestellvorgang dokumentiert werden, nicht in getrennten E-Mails.
• Bestellbedingungen wie Zahlungsziel, Lieferort und Liefertermin gehören in die Bestellung, damit spätere Streitfragen belegbar sind.
• Bei Sonderbestellungen für einen bestimmten Kundenauftrag sollte die Bestellung auf den Auftrag verweisen, damit die Ware nach dem Eingang nicht im allgemeinen Bestand verschwindet.

Beispiele

• Zum Beispiel: Eine Bestellung über 500 Stück wird in zwei Teillieferungen geliefert, die offene Restmenge bleibt erfasst.
• Zum Beispiel: Für denselben Artikel liegen Angebote von drei Lieferanten vor, Sie vergleichen Preis und Lieferzeit.
• Zum Beispiel: Die Rechnung weist 4.850 € aus, die Bestellung nur 4.500 €; die Abweichung fällt vor der Zahlung auf.
• Zum Beispiel: Ein Lieferant sagt zehn Tage zu, liefert nach vierzehn; die Bestellung belegt die Zusage.
• Zum Beispiel: Ein Teil der Lieferung ist beschädigt; die Reklamation wird an der Bestellung dokumentiert.
• Zum Beispiel: Ein Betrieb bestellt für einen Kundenauftrag Sonderware für 3.200 €; die Bestellung verweist auf den Auftrag, und die Ware wird direkt nach dem Eingang diesem Auftrag zugeordnet.

Häufige Fehler

• Bestellungen werden nur telefonisch oder per E-Mail abgewickelt und nicht erfasst.
• Der Wareneingang wird ohne Bezug zur Bestellung gebucht.
• Beim Wareneingang wird die Menge nicht geprüft, Fehlmengen fallen zu spät auf.
• Rechnungen werden bezahlt, bevor geprüft ist, ob die Ware vollständig eingetroffen ist.
• Liefertermine werden mündlich zugesagt, aber nicht in der Bestellung vermerkt, sodass Verzögerungen später nicht belegt werden können.

So hilft Ihnen 4softerp

• Sie erfassen Bestellungen im Einkaufsmodul mit Lieferant, Artikeln, Mengen und Preisen.
• Beim Wareneingang buchen Sie die gelieferte Menge gegen die Bestellung; offene Restmengen bleiben sichtbar.
• Lieferantenrechnungen gleichen Sie mit Bestellung und Wareneingang ab, bevor Sie zahlen.
• Jede Gesellschaft Ihres Kontos führt eigene Bestellungen, ausgewertet einzeln oder für die Gruppe.