Wie baue ich einen durchgängigen Nachschubprozess im ERP auf?

Kurzantwort

1. Legen Sie pro Artikel Meldebestand, bevorzugten Lieferanten und Nachbestellmenge fest.
2. Erstellen Sie aus der Liste der unterschrittenen Meldebestände Bestellungen.
3. Lassen Sie Bestellungen ab einem Schwellenwert intern freigeben.
4. Buchen Sie den Wareneingang und ordnen Sie die Rechnung der Bestellung zu.
5. Legen Sie fest, wer Bestellvorschläge prüft und wer bei Abwesenheit vertritt.
6. Halten Sie fest, wie Sie mit auslaufenden Artikeln umgehen, damit für sie keine Nachbestellung mehr entsteht.

Betrieblicher Hintergrund

• Ein klarer Nachschubprozess besteht aus Regeln, Zuständigkeiten und Freigabegrenzen.
• Die Regeln gehören schriftlich festgehalten, bevor sie im System abgebildet werden.
• Mehrere Lieferanten je Kernartikel senken das Risiko bei Lieferausfällen.
• Bestellvorschläge sollten immer von einer Person geprüft werden, bevor sie rausgehen.
• Regeln brauchen einen Verantwortlichen, der sie pflegt, sonst veralten Meldebestände und Mengen.
• Preise und Konditionen sollten mindestens einmal im Jahr neu verhandelt oder verglichen werden.
• Feste Bestellzyklen, etwa wöchentlich für Standardartikel und monatlich für Nebenartikel, bündeln Bestellungen und senken Frachtkosten.
• Eine Übersicht über offene Bestellungen und erwartete Liefertermine verhindert, dass ein Artikel doppelt bestellt wird, obwohl die Lieferung bereits unterwegs ist.

Beispiele

• Zum Beispiel: Ein Artikel mit gleichmäßigem Verbrauch wird jeden Monat in derselben Menge nachbestellt.
• Zum Beispiel: Bei Bestellungen über 5.000 € gibt die Geschäftsleitung frei, darunter der Einkauf.
• Zum Beispiel: Vor der Hauptsaison gelten für zwei Monate höhere Bestellmengen.
• Zum Beispiel: Der Einkauf prüft montags die Liste der unterschrittenen Meldebestände und löst gesammelt Bestellungen aus.
• Zum Beispiel: Bei zwei gleichwertigen Lieferanten wechseln Sie quartalsweise, um Preise zu vergleichen.
• Zum Beispiel: Der Einkauf bündelt die Nachbestellungen von zwölf Artikeln bei einem Lieferanten zu einer Bestellung über 2.400 € und erreicht damit die Frachtfreigrenze.

Häufige Fehler

• Es gibt keine Preisobergrenze, Bestellungen können zu falschen Preisen auslaufen.
• Pro Artikel steht nur ein Lieferant zur Verfügung, ein Ausfall stoppt die Versorgung.
• Offene Bestellungen werden nicht überwacht, Fehler bleiben monatelang unbemerkt.
• Bestellvorschläge werden ungeprüft übernommen, auch wenn ein Artikel gerade ausläuft.
• Bestellungen werden einzeln je Artikel ausgelöst, obwohl mehrere Artikel vom selben Lieferanten kommen; Frachtkosten und Aufwand steigen unnötig.

So hilft Ihnen 4softerp

• Meldebestand, Bestellung und Wareneingang verbinden Sie in einem System, sodass der Einkauf den gesamten Weg sieht.
• Rechnungen der Lieferanten ordnen Sie der jeweiligen Bestellung zu und erkennen offene Restmengen.
• Bei mehreren Lagern prüfen Sie den Bestand je Standort, bevor Sie eine Nachbestellung auslösen.
• Sie wählen den Plan nach der Größe Ihres Einkaufs, zahlen in Euro und testen 6 Monate kostenlos.