Wie vereinfache ich Geschäftsprozesse mit einem ERP?

Kurzantwort

1. Sammeln Sie die wiederkehrenden Abläufe, die viel Zeit kosten: Nachbestellung, Rechnungsstellung, Berichte.
2. Legen Sie für jeden Ablauf feste Regeln und Zuständigkeiten fest.
3. Bilden Sie den Ablauf im ERP ab und testen Sie ihn mit echten Daten.
4. Prüfen Sie monatlich, ob der Ablauf noch passt.
5. Beginnen Sie mit einem einzigen Ablauf, bevor Sie weitere umstellen.
6. Dokumentieren Sie den Ablauf auf einer Seite, damit Vertretungen ihn ohne Rückfragen übernehmen können.

Organisatorischer Hintergrund

• Erst standardisieren, dann vereinfachen: Ein unklarer Ablauf wird durch Software nicht besser.
• Ausnahmen müssen benannt sein, sonst stoppt der Ablauf beim ersten Sonderfall.
• Beteiligte Mitarbeitende sollten früh eingebunden werden.
• Ein einfacher Ablauf ist leichter zu schulen und zu kontrollieren.
• Ein Pilotbereich zeigt, ob die Regeln im Alltag funktionieren, bevor das ganze Unternehmen umsteigt.
• Ein Ablauf, den Mitarbeitende nicht verstehen, wird umgangen; halten Sie ihn deshalb einfach.
• Zeitaufwand und Fehlerquote sind gute Auswahlkriterien: Beginnen Sie mit dem Ablauf, der am meisten Zeit kostet oder die meisten Rückfragen erzeugt.
• Jeder Ablauf braucht einen Verantwortlichen, der Änderungswünsche sammelt und entscheidet, sonst entstehen Insellösungen.

Beispiele

• Zum Beispiel: Die Nachbestellung folgt fester Regeln, der Einkauf prüft nur noch die Vorschläge.
• Zum Beispiel: Wiederkehrende Rechnungen für 40 Abo-Kunden werden nach demselben Schema erstellt.
• Zum Beispiel: Der Monatsbericht wird nach einer festen Vorlage erstellt und am selben Tag verteilt.
• Zum Beispiel: Ein Betrieb beginnt mit der Rechnungsstellung und stellt danach den Einkauf um.
• Zum Beispiel: Nach einem Quartal prüft das Team, ob die neuen Abläufe wirklich Zeit gespart haben.
• Zum Beispiel: Ein Team stellt fest, dass eine Angebotserstellung 45 Minuten dauert; nach Vereinheitlichung der Vorlagen sind es 25 Minuten, bei 40 Angeboten im Monat gut 13 Stunden weniger.

Häufige Fehler

• Prozesse werden vereinfacht, bevor sie geklärt sind – Chaos wird nur schneller.
• Ausnahmen sind nicht vorgesehen, der Ablauf stockt beim ersten Sonderfall.
• Der Ablauf wird nach der Einführung nicht mehr überprüft.
• Es werden zu viele Abläufe gleichzeitig umgestellt, das Team verliert den Überblick.
• Die wichtigsten Regeln stehen nur im Kopf einzelner Mitarbeitender; bei Urlaub oder Weggang bricht der Ablauf zusammen.

So hilft Ihnen 4softerp

• Sie bilden Verkauf, Einkauf und Lager im selben System ab und ersparen sich doppelte Erfassung in getrennten Programmen.
• Die Rechnung zum Verkaufsvorgang stellen Sie über 4invoices aus, sodass der Ablauf bis zur Rechnung durchgängig bleibt.
• Einen Ablauf erproben Sie zunächst in einer Gesellschaft und übertragen ihn danach auf weitere Gesellschaften Ihres Kontos.
• In der Testphase von 6 Monaten probieren Sie einen ersten Ablauf mit echten Daten aus, bevor Sie einen Plan wählen.