Wie verbinde ich mein ERP mit anderen Anwendungen?

Kurzantwort

1. Klären Sie, welche Daten zwischen welchen Anwendungen fließen sollen.
2. Prüfen Sie, welche Schnittstellen oder Dateiformate beide Seiten unterstützen.
3. Testen Sie den Datenaustausch in einer Testumgebung.
4. Überwachen Sie im Betrieb, ob der Austausch fehlerfrei läuft.
5. Dokumentieren Sie, welche Daten wann wohin übertragen werden und wer bei Fehlern zuständig ist.
6. Legen Sie fest, welche Datei aus welchem System in welchem Format bereitgestellt wird und wer sie importiert.

Betrieblicher Hintergrund

• Vor jeder Anbindung steht die Frage, welches System die führende Datenquelle ist.
• Zugangsdaten gehören nicht in Textdateien auf dem Server.
• Beidseitiger Abgleich braucht klare Regeln für Konflikte.
• Fehler beim Austausch müssen jemandem auffallen, bevor Bestellungen verloren gehen.
• Manueller Import per Datei ist oft der einfachste und sicherste Weg, solange die Mengen überschaubar bleiben.
• Beginnen Sie mit kleinen Datenmengen, bevor Sie größere Bestände übertragen.
• Dateiformate sollten vor dem ersten Import geprüft werden: Trennzeichen, Zeichensatz und Datumsformat müssen zur Vorlage passen.
• Nach jedem Import sollten Sie Summen und Anzahl der Datensätze mit der Quelldatei vergleichen, bevor Sie weiterarbeiten.

Beispiele

• Zum Beispiel: Kontoauszüge werden als Datei im Format MT940 oder CAMT.053 aus dem Onlinebanking geladen und importiert.
• Zum Beispiel: Eine Bestellliste wird als CSV übernommen, statt 200 Zeilen von Hand zu tippen.
• Zum Beispiel: Zwei Systeme pflegen dieselben Kundendaten; man legt fest, dass nur eines verändert werden darf.
• Zum Beispiel: Ein Betrieb importiert den Kontoauszug wöchentlich und gleicht die Salden anschließend ab.
• Zum Beispiel: Vor dem ersten Datenaustausch wird ein Testlauf mit zehn Datensätzen durchgeführt.
• Zum Beispiel: Eine CSV-Datei mit 150 Artikelzeilen wird importiert; anschließend stimmen Zeilenzahl und Gesamtsumme von 27.400 € mit der Quelldatei überein.

Häufige Fehler

• Beidseitiger Abgleich ohne Regeln, Daten werden fälschlich überschrieben.
• Zugangsdaten liegen im Klartext auf dem Server.
• Fehler beim Austausch werden nicht überwacht, Bestellungen gehen unbemerkt verloren.
• Es gibt keine dokumentierte Zuständigkeit für Fehler beim Datenaustausch.
• Nach dem Import wird nicht kontrolliert, ob alle Zeilen angekommen sind; fehlende Datensätze fallen erst beim Abschluss auf.

So hilft Ihnen 4softerp

• Dateien wie MT940, CAMT.053 oder CSV importieren Sie manuell und prüfen das Ergebnis, bevor Sie weiterbuchen.
• Für Rechnungen nutzen Sie 4invoices und brauchen für die Fakturierung kein eigenes Schnittstellenprojekt.
• Mehrere Gesellschaften führen Sie in einem Konto, sodass Sie Daten nicht zwischen getrennten Systemen austauschen müssen.
• In der Testphase von 6 Monaten probieren Sie einen Importlauf mit einer kleinen Datei aus; alle Preise in Euro.