Wie steuere ich das gesamte Unternehmen in einem ERP?

Kurzantwort

1. Wählen Sie die Bereiche, die Sie abbilden möchten: Lager, Verkauf, Einkauf, Finanzen.
2. Legen Sie Benutzer und Zugriffsrechte je Bereich fest.
3. Übernehmen Sie Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Artikel, Salden.
4. Führen Sie die Bereiche Schritt für Schritt ein, etwa einen pro Monat.
5. Planen Sie eine Übergangszeit ein, in der Sie alte und neue Zahlen gegeneinander prüfen.
6. Legen Sie feste Zeiten für Belegerfassung, Bestandsprüfung und Zahlungsabgleich fest und halten Sie sie ein.

Organisatorischer Hintergrund

• Ein gemeinsames System vermeidet doppelte Datenpflege in getrennten Programmen.
• Bei mehreren Gesellschaften sorgt ein gemeinsamer Kontenplan für vergleichbare Zahlen.
• Eine schrittweise Einführung verringert Widerstand und Fehler.
• Ein interner Projektverantwortlicher hält die Einführung zusammen.
• Wer mehrere Gesellschaften führt, profitiert davon, Kunden und Lieferanten nur einmal zu pflegen.
• Klare Rollen je Bereich verhindern, dass Mitarbeitende Daten sehen, die sie nicht brauchen.
• Wer das Unternehmen allein oder mit sehr kleinem Team führt, profitiert besonders von festen Routinen: tägliche Belegerfassung, wöchentliche Bestandsprüfung, monatlicher Bericht.
• Auch in kleinen Unternehmen gilt: Nicht jede Aufgabe muss im System stehen; wichtig ist, dass die Zahlen aus Buchungen und Belegen stammen.

Beispiele

• Zum Beispiel: Ein Großhändler mit 50 Beschäftigten führt Lager, Verkauf und Einkauf in einem System.
• Zum Beispiel: Ein Betrieb bildet vom Kundenauftrag bis zur Rechnung alles im selben System ab.
• Zum Beispiel: Eine Gruppe mit drei Gesellschaften führt alles in einem Konto und wertet die Zahlen gemeinsam aus.
• Zum Beispiel: Zwischen zwei Gesellschaften derselben Gruppe werden Leistungen verrechnet und in der Konsolidierung ausgewiesen.
• Zum Beispiel: Die Geschäftsleitung wertet monatlich eine gemeinsame Übersicht über alle Gesellschaften aus.
• Zum Beispiel: Eine Inhaberin führt ein Handelsunternehmen mit drei Beschäftigten und plant freitags 30 Minuten für Belege, Zahlungseingänge und Bestandskontrolle ein.

Häufige Fehler

• Alle Bereiche werden gleichzeitig eingeführt, das Team ist überfordert.
• Es gibt keinen internen Projektverantwortlichen.
• Stammdaten werden ohne Bereinigung übernommen; alte Fehler wandern mit.
• Alte und neue Zahlen werden nicht verglichen, Abweichungen bleiben unentdeckt.
• Belege werden wochenlang gesammelt und erst zum Monatsende erfasst; im Tagesgeschäft fehlt der Überblick über Bestand und offene Posten.

So hilft Ihnen 4softerp

• Verkauf, Einkauf und Lager laufen in einem System, sodass Sie nicht mehrere Programme parallel pflegen müssen.
• Buchungssätze, Salden und Finanzberichte liegen im selben Konto wie Ihre Belege.
• Führen Sie später eine zweite Gesellschaft, legen Sie sie im selben Konto an und nutzen den Konzernkontenplan mit.
• Mit dem Plan Start beginnen Sie klein und wechseln später auf Plus, Pro oder Premium; die Preise stehen in Euro.