Wie führe ich ein ERP für mein Unternehmen ein?

Kurzantwort

1. Beschreiben Sie Ihre wichtigsten Abläufe und ordnen Sie sie den ERP-Bereichen zu.
2. Wählen Sie die Bereiche, die Sie zuerst benötigen.
3. Übernehmen Sie Stammdaten und offene Posten.
4. Testen Sie ein bis zwei Monate parallel zum alten System, dann stellen Sie um.
5. Legen Sie einen Stichtag für die Umstellung fest und informieren Sie alle Beteiligten rechtzeitig.
6. Planen Sie nach dem Start feste Termine, um Fragen des Teams zu sammeln und Abläufe nachzujustieren.

Organisatorischer Hintergrund

• Ein ERP verstärkt vorhandene Ordnung, aber auch vorhandenes Chaos.
• Ein zu großes System für ein kleines Unternehmen wird selten genutzt.
• Schulung der Beschäftigten entscheidet über den Erfolg mindestens genauso wie die Software.
• Ein schrittweiser Start senkt das Risiko.
• Nach der Umstellung lohnt ein Rückblick nach drei Monaten: Was läuft gut, was muss angepasst werden?
• Ein Probelauf mit echten Daten zeigt früh, wo Abläufe angepasst werden müssen.
• Vor der Umstellung gehört eine Bereinigung der Altdaten dazu: Kunden, Lieferanten und Artikel, die nicht mehr gebraucht werden, sollten nicht mitwandern.
• Offene Posten und Anfangsbestände müssen zum Stichtag übernommen werden; sie bilden den Startpunkt für alle späteren Auswertungen.

Beispiele

• Zum Beispiel: Ein Händler mit 30 Beschäftigten startet im ersten Monat mit Lager und Verkauf, im zweiten kommt der Einkauf, im dritten die Finanzen.
• Zum Beispiel: Ein Dienstleister startet im ersten Monat mit Rechnungsstellung und Finanzen.
• Zum Beispiel: Eine Gruppe mit zwei Gesellschaften richtet zunächst den gemeinsamen Kontenplan ein.
• Zum Beispiel: Nach drei Monaten prüft das Team, welche Abläufe noch am alten System hängen.
• Zum Beispiel: Ein kleiner Betrieb startet mit dem Plan Start und wechselt auf Plus, wenn weitere Bereiche dazukommen.
• Zum Beispiel: Ein Unternehmen wählt den 1. Januar als Stichtag, übernimmt 800 Artikel, 150 Kunden und 60 Lieferanten mit offenen Posten und arbeitet im Dezember parallel.

Häufige Fehler

• Die Einführung beginnt ohne geklärte Abläufe.
• Es wird ein System gewählt, das für die Unternehmensgröße zu komplex ist.
• Die Schulung der Beschäftigten wird vernachlässigt.
• Es gibt keinen festen Stichtag, das alte und das neue System laufen dauerhaft nebeneinander.
• Alte Daten werden ungeprüft übernommen, sodass doppelte Kunden und veraltete Artikel im neuen System weiterleben.

So hilft Ihnen 4softerp

• Sie starten mit einem Bereich, etwa Lager oder Verkauf, und ergänzen Einkauf und Finanzen, sobald das Team sicher ist.
• Mit den Plänen Start, Plus, Pro und Premium wählen Sie den Umfang, der zur Größe Ihres Unternehmens passt.
• Die sechsmonatige Testphase nutzen Sie für einen Probelauf mit echten Stammdaten, bevor Sie umstellen.
• Wächst Ihre Struktur, legen Sie weitere Gesellschaften im selben Konto an und führen sie mit dem Konzernkontenplan zusammen.