Wie verzahne ich Lager, Verkauf und Einkauf im ERP?

Kurzantwort

1. Definieren Sie den Verkaufsablauf: Auftrag, Reservierung, Lieferung, Rechnung.
2. Definieren Sie den Einkaufsablauf: Meldebestand, Bestellung, Wareneingang, Rechnung.
3. Verbinden Sie beide: Ein Verkauf senkt den Bestand und kann eine Nachbestellung auslösen.
4. Prüfen Sie die Regeln in den ersten drei Monaten und passen Sie sie an.
5. Halten Sie die Regeln in einer kurzen Prozessbeschreibung fest, die auch neue Mitarbeitende verstehen.
6. Prüfen Sie wöchentlich, welche Reservierungen länger als 14 Tage offen sind, und klären Sie sie mit dem Vertrieb.

Organisatorischer Hintergrund

• Lager ist die Schnittstelle zwischen Verkauf und Einkauf.
• Regeln gelten nur für Standardfälle; Ausnahmen brauchen eine Person, die entscheidet.
• Ohne Preis- oder Mengenobergrenze steigt das finanzielle Risiko.
• Saisonale Anpassungen gehören von Anfang an in die Planung.
• Der Ablauf sollte auch für Retouren und Stornos definiert sein, nicht nur für den Normalfall.
• Ein Ablauf, der Lager, Verkauf und Einkauf verbindet, macht Engpässe früher sichtbar.
• Reservierungen verhindern, dass dieselbe Ware zwei Kunden zugesagt wird; sie müssen aber bei einer Stornierung wieder freigegeben werden.
• Der Ablauf gilt nur, wenn alle Beteiligten ihn nutzen: Ein Verkauf am System vorbei erzeugt Differenzen im Lager, die sich später schwer erklären lassen.

Beispiele

• Zum Beispiel: Ein Kundenauftrag reserviert Bestand, die Lieferung bucht ihn aus, die Rechnung schließt den Vorgang ab.
• Zum Beispiel: Sinkt ein Artikel unter den Meldebestand, entsteht ein Bestellvorschlag, der Einkauf prüft und bestellt.
• Zum Beispiel: Im Weihnachtsgeschäft gelten von November bis Dezember 50 % höhere Bestellmengen.
• Zum Beispiel: Eine Retoure wird angenommen, der Bestand zurückgebucht und die Rechnung per Gutschrift korrigiert.
• Zum Beispiel: Ein Artikel läuft schlecht; die Regel für die Nachbestellung wird gesenkt, um Kapital nicht zu binden.
• Zum Beispiel: Zwei Kunden bestellen am selben Tag je 60 Stück, im Lager liegen 100; der erste Auftrag reserviert 60, dem zweiten Kunden nennen Sie den Termin nach dem nächsten Wareneingang.

Häufige Fehler

• Der Ablauf hat keine Ausnahmeregeln, ein einzelner Sonderfall blockiert alles.
• Es gibt keine Kontrolle im laufenden Betrieb, Fehler bleiben wochenlang unbemerkt.
• Bestellungen haben keine Wertobergrenze.
• Retouren und Stornos sind im Ablauf nicht vorgesehen.
• Reservierungen werden bei einer Stornierung nicht aufgehoben, sodass Ware im System gebunden bleibt, obwohl sie frei wäre.

So hilft Ihnen 4softerp

• Kundenauftrag, Lagerbuchung und Nachbestellung bleiben in einem System nachvollziehbar miteinander verknüpft.
• Der Einkauf sieht Verkäufe und Bestand im selben Modul und kann Nachbestellungen damit begründen.
• Die Rechnung zum Verkauf stellen Sie über 4invoices aus, sobald die Lieferung gebucht ist.
• Führen Sie mehrere Gesellschaften, gilt der Ablauf je Gesellschaft; die Bestände bleiben getrennt und sind im selben Konto auswertbar.