Wie bilde ich einen Vertriebsprozess vom Angebot bis zur Rechnung ab?

Kurzantwort

1. Erstellen Sie ein Angebot mit Gültigkeitsdatum und senden Sie es dem Kunden.
2. Wandeln Sie das angenommene Angebot in einen Auftrag um.
3. Prüfen Sie die Verfügbarkeit und reservieren Sie die Ware für den Auftrag.
4. Liefern Sie mit Lieferschein und stellen Sie die Rechnung.
5. Erfassen Sie den Zahlungseingang und schließen Sie den Vorgang ab.
6. Legen Sie fest, wer in welchem Schritt verantwortlich ist, damit kein Vorgang zwischen den Abteilungen liegen bleibt.
7. Prüfen Sie am Ende jeder Woche, welche Angebote noch offen sind und welche Aufträge auf Lieferung oder Rechnung warten.

Organisatorischer Hintergrund

• Ein durchgängiger Ablauf braucht klare Übergaben zwischen Vertrieb, Lager und Buchhaltung.
• Angebote ohne Gültigkeit werden Monate später mit alten Preisen eingelöst.
• Bei langen Projekten schützt eine Abrechnung in Teilschritten die Liquidität.
• Jeder Schritt sollte nachvollziehbar dem vorherigen Beleg zugeordnet sein.
• Offene Angebote sollten regelmäßig nachgefasst werden, statt sie bis zum Ablauf liegen zu lassen.
• Bei Dienstleistungen läuft oft ein Vertrag statt eines Auftrags durch den Prozess; die Abrechnung folgt dann Meilensteinen oder festen Monatsraten.
• Ein Angebot sollte Leistungsumfang, Preis, Zahlungsbedingungen und Gültigkeit enthalten, damit die spätere Rechnung ohne Diskussion zustande kommt.

Beispiele

• Zum Beispiel: Ein IT-Dienstleister schreibt ein Angebot, erhält den unterschriebenen Vertrag und stellt monatlich 1.500 € in Rechnung.
• Zum Beispiel: Ein Händler erstellt das Angebot aus seiner Preisliste und wandelt es nach Zusage in Sekunden in einen Auftrag um.
• Zum Beispiel: Ein Projekt über 30.000 € wird in drei Abschlägen zu je 10.000 € abgerechnet.
• Zum Beispiel: Eine Woche vor Ablauf eines Angebots über 4.800 € ruft der Vertrieb den Kunden an.
• Zum Beispiel: Ein Händler wertet ein Quartal aus: 60 Angebote über zusammen 180.000 €, davon 24 angenommen mit 82.000 €; die Quote von 40 % zeigt, wo nachgefasst werden muss.

Häufige Fehler

• Angebote enthalten keine Gültigkeitsfrist.
• Der Auftrag wird umgewandelt, ohne die Verfügbarkeit zu prüfen.
• Die Rechnung kommt erst am Ende eines langen Projekts, die Liquidität leidet.
• Nach der Lieferung wird niemand beauftragt, den Zahlungseingang zu überwachen.
• Angebot und Auftrag werden getrennt neu erfasst statt umgewandelt; Preise und Mengen weichen dadurch unbemerkt voneinander ab.

So hilft Ihnen 4softerp

• Sie begleiten einen Vorgang vom Angebot über Auftrag und Lieferschein bis zur Rechnung in einer Umgebung.
• Rechnungen stellen Sie über 4invoices, sodass der Weg vom Verkaufsbeleg zur Rechnung nachvollziehbar bleibt.
• Zahlungseingänge ordnen Sie den Rechnungen zu und schließen offene Posten ab.
• Verkaufsbelege mehrerer Gesellschaften bleiben in einem Konto getrennt und lassen sich einzeln oder für die Gruppe auswerten.