Wie verwalte ich Kundenaufträge im ERP?

Kurzantwort

1. Erfassen Sie den Auftrag mit Artikeln, Mengen und Wunschtermin.
2. Prüfen Sie die Verfügbarkeit im Lager und klären Sie Fehlmengen.
3. Bestätigen Sie den Auftrag schriftlich gegenüber dem Kunden.
4. Erstellen Sie aus dem Auftrag Lieferschein und Rechnung.
5. Halten Sie Sonderwünsche des Kunden im Auftrag fest, damit sie beim Versand nicht verloren gehen.
6. Legen Sie fest, bis wann ein Auftrag noch geändert werden darf, und vermerken Sie den Stichtag in der Bestätigung.

Betrieblicher Hintergrund

• Zum Verkaufsvorgang gehören Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung.
• Eine schriftliche Auftragsbestätigung verhindert spätere Streitigkeiten über Menge und Preis.
• Lieferschein und Rechnung sollten aufeinander verweisen.
• Lieferzusagen sind nur so gut wie die Verfügbarkeitsprüfung davor.
• Teillieferungen und Restmengen sollten im Auftrag sichtbar bleiben, bis alles geliefert ist.
• Für Stammkunden lohnen sich Vorlagen mit den häufigsten Artikeln, das spart Zeit bei der Erfassung.
• Zahlungsbedingungen und Lieferadresse gehören in den Auftrag; ein Kunde mit mehreren Standorten braucht je Standort eine eigene Lieferadresse.
• Preise und Rabatte sollten aus einer einheitlichen Preisliste kommen, damit gleiche Kunden für gleiche Artikel nicht unterschiedliche Preise erhalten.

Beispiele

• Zum Beispiel: Ein Kunde bestellt 20 Positionen; nach der Bestätigung stellen Sie in wenigen Minuten die Rechnung aus.
• Zum Beispiel: Ein Artikel ist nicht am Lager; Sie nennen dem Kunden den Termin nach dem nächsten Wareneingang.
• Zum Beispiel: Ein Auftrag über 6.200 € wird in zwei Teillieferungen mit je einem Lieferschein abgewickelt.
• Zum Beispiel: Ein Kunde ändert nach der Bestätigung die Menge von 100 auf 120 Stück; die Änderung wird im Auftrag vermerkt.
• Zum Beispiel: Ein Stammkunde bestellt jeden Monat dieselben Artikel; Sie legen den Auftrag als Kopie des letzten an.
• Zum Beispiel: Ein Kunde mit drei Filialen bestellt für alle Standorte; Sie führen je Filiale einen Auftrag mit eigener Lieferadresse und stellen die Rechnung an den Firmensitz.

Häufige Fehler

• Der Auftrag wird bestätigt, ohne den verfügbaren Bestand zu prüfen.
• Die Rechnung wird ohne Bezug zum Lieferschein ausgestellt.
• Es gibt keine schriftliche Bestätigung, was zu Streit mit Kunden führt.
• Änderungswünsche werden nur mündlich besprochen und nicht im Auftrag festgehalten.
• Rabatte werden von Fall zu Fall mündlich zugesagt und nicht im Auftrag festgehalten; bei der Rechnung streiten beide Seiten über den Preis.

So hilft Ihnen 4softerp

• Verkaufsaufträge erfassen Sie mit Artikeln, Mengen und Wunschtermin im Verkaufsmodul.
• Vor der Bestätigung sehen Sie den Lagerbestand des Artikels und erkennen Fehlmengen früh.
• Aus dem Auftrag entstehen Lieferschein und Rechnung; die Rechnung stellen Sie über 4invoices aus.
• Jede Gesellschaft Ihres Kontos führt ihre eigenen Aufträge, alle Preise in Euro.