Wie verfolge ich Lieferungen an Kunden im ERP nach?

Kurzantwort

1. Öffnen Sie die Übersicht der Lieferungen und filtern Sie nach Datum, Kunde oder Status.
2. Erfassen Sie zu jeder Lieferung Auftrag, Inhalt, Versanddienstleister und Sendungsnummer.
3. Aktualisieren Sie den Status, sobald Sie die Information des Versanddienstleisters haben.
4. Sprechen Sie Verzögerungen aktiv gegenüber dem Kunden an.
5. Legen Sie fest, ab wie vielen Tagen Verzug ein Kunde aktiv informiert wird.
6. Prüfen Sie täglich die Liste der Lieferungen, die seit mehr als zwei Tagen ohne Statusänderung sind.

Betrieblicher Hintergrund

• Ein Lieferschein begleitet die Ware und dokumentiert, was wann an wen ging.
• Sendungsnummern erleichtern Rückfragen beim Versanddienstleister.
• Retouren sollten mit eigenem Beleg zurückgebucht werden.
• Offene, noch nicht gelieferte Aufträge gehören in eine eigene Übersicht.
• Kunden schätzen Sendungsnummern; geben Sie sie zusammen mit der Versandbestätigung weiter.
• Lieferzeiten sollten Sie regelmäßig auswerten, um Zusagen an Kunden realistisch zu halten.
• Bei Lieferungen mit Empfangsbestätigung, etwa an Großkunden, empfiehlt es sich, das Datum der Bestätigung im Vorgang zu vermerken.
• Reklamationen wegen Transportschäden unterliegen Fristen; ein früh vermerkter Schaden erleichtert die Klärung mit dem Versanddienstleister.

Beispiele

• Zum Beispiel: Bei 50 Lieferungen am Tag sortieren Sie die Liste nach Status und sehen sofort, was noch offen ist.
• Zum Beispiel: Eine Lieferung verzögert sich; Sie informieren den Kunden, bevor er nachfragt.
• Zum Beispiel: Eine Retoure über 380 € wird mit Beleg zurückgebucht und der Bestand korrigiert.
• Zum Beispiel: Für jeden Auftrag ist ein Verantwortlicher benannt, der bei Verzug den Kunden anruft.
• Zum Beispiel: Ein Kunde fragt nach seiner Sendung; über die Sendungsnummer geben Sie sofort Auskunft.
• Zum Beispiel: Ein Kunde meldet einen Transportschaden über 640 €; weil Lieferschein, Sendungsnummer und Zustelldatum im Vorgang stehen, übergeben Sie den Fall sofort an den Versanddienstleister.

Häufige Fehler

• Ware geht ohne Lieferschein raus.
• Der Lieferstatus wird nur unregelmäßig nachgetragen.
• Verzögerungen werden dem Kunden nicht mitgeteilt.
• Sendungsnummern werden nur auf dem Paket vermerkt und nicht im System erfasst.
• Transportschäden werden nicht am Auftrag dokumentiert, sodass sich Ansprüche gegenüber dem Versanddienstleister später kaum belegen lassen.

So hilft Ihnen 4softerp

• Lieferscheine zu Kundenaufträgen erstellen Sie im Verkaufsmodul und behalten offene Lieferungen im Blick.
• Retouren buchen Sie mit eigenem Beleg zurück in den Lagerbestand.
• Nach der Lieferung stellen Sie die Rechnung über 4invoices aus und verfolgen den Zahlungseingang.
• Bei mehreren Gesellschaften in einem Konto sehen Sie die Lieferungen je Gesellschaft getrennt.