Wie verfolge ich Betriebsabläufe im ERP in Echtzeit?

Kurzantwort

1. Buchen Sie jeden Vorgang zeitnah, denn nur gebuchte Daten sind aktuell.
2. Wählen Sie die Zahlen, die Sie täglich brauchen: offene Aufträge, kritische Bestände, Zahlungen.
3. Prüfen Sie diese Übersicht zu festen Zeiten.
4. Legen Sie fest, wer bei Abweichungen reagiert.
5. Legen Sie fest, welche Zahlen wirklich täglich nötig sind und welche wöchentlich genügen.
6. Legen Sie für Wareneingänge einen Buchungsschluss fest, etwa vor zehn Uhr, damit der Vertrieb mit aktuellem Bestand arbeitet.

Betrieblicher Hintergrund

• Echtzeit bedeutet: Die Zahlen sind so aktuell wie die letzte Buchung.
• Verzögertes Buchen macht jede Übersicht zur Momentaufnahme von gestern.
• Zugriff von unterwegs hilft, wenn Führungskräfte nicht im Büro sind.
• Zu viele Hinweise führen dazu, dass alle sie ignorieren.
• Nicht alles muss sekundenaktuell sein; entscheidend ist, dass die Zahlen für die jeweilige Entscheidung aktuell genug sind.
• Ein fester Zeitpunkt für die Tagesübersicht sorgt dafür, dass die Zahlen wirklich genutzt werden.
• Der Begriff Echtzeit sollte im Unternehmen definiert sein: Für das Lager kann das eine Stunde bedeuten, für die Finanzen einen Tag.
• Eine feste Zuständigkeit für die Tagesübersicht, etwa die Betriebsleitung um acht Uhr, macht aus Zahlen tatsächlich Entscheidungen.

Beispiele

• Zum Beispiel: Die Betriebsleitung sieht morgens, wie viele Aufträge heute zu bearbeiten sind.
• Zum Beispiel: Die Finanzleitung sieht heute fällige Rechnungen und den aktuellen Kontostand.
• Zum Beispiel: Der Lagerleiter sieht kritische Bestände, bevor ein Kundenauftrag scheitert.
• Zum Beispiel: Die Bestandsübersicht wird täglich geprüft, die Kostenauswertung wöchentlich.
• Zum Beispiel: Ein Lagerleiter prüft morgens die Liste offener Aufträge, bevor er das Team einteilt.
• Zum Beispiel: Ein Lagerleiter sieht um acht Uhr, dass vier Kundenaufträge auf Ware warten, die im Wareneingang noch nicht gebucht ist, und lässt die Lieferung sofort einbuchen.

Häufige Fehler

• Buchungen laufen mit einem Tag Verzögerung, aus „Echtzeit“ wird „gestern“.
• Die Übersicht ist nur im Büro verfügbar.
• Zu viele Hinweise: Wichtiges geht unter.
• Alle Zahlen sollen sekundenaktuell sein, obwohl für die Entscheidung ein Tageswert genügt.
• Wareneingänge werden erst am Nachmittag gebucht, sodass der Vertrieb am Vormittag Ware zusagt, die im System noch fehlt.

So hilft Ihnen 4softerp

• Bestände, Belege und Buchungen stehen im selben System und zeigen nach dem Buchen sofort den neuen Stand.
• Offene Aufträge und Bestände aus Verkauf und Lager schauen Sie in einer Umgebung an, ohne Daten zusammenzukopieren.
• Finanzberichte werten Ihre Buchungen zum jeweiligen Stand aus; sie sind so aktuell wie Ihre letzte Buchung.
• Auch bei mehreren Gesellschaften prüfen Sie die Tageszahlen je Gesellschaft in einem Konto; Preise in Euro.