Wie reduziere ich den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben im ERP?

Kurzantwort

1. Erfassen Sie, welche Aufgaben sich am häufigsten wiederholen.
2. Vereinheitlichen Sie diese Aufgaben mit klaren Regeln.
3. Legen Sie Vorlagen für häufig genutzte Belege an.
4. Planen Sie feste Termine für Berichte und Routineprüfungen.
5. Messen Sie vorher und nachher, wie viel Zeit die Aufgabe kostet, damit der Nutzen sichtbar wird.
6. Schreiben Sie feste Routinen mit Termin und Zuständigkeit in eine gemeinsame Liste.

Organisatorischer Hintergrund

• Wiederkehrende Aufgaben summieren sich: Eine Stunde am Tag sind rund 20 Stunden im Monat.
• Vorlagen sorgen für einheitliche Belege und weniger Tippfehler.
• Mitarbeitende sollten früh eingebunden werden, sonst entsteht Widerstand.
• Nach der Umstellung lohnt ein kurzer Check, ob die Zeitersparnis eingetreten ist.
• Die eingesparte Zeit sollte für Kontrolle und Kundenkontakt genutzt werden, nicht nur für mehr Volumen.
• Checklisten sind ein einfaches Mittel, Routinen zuverlässig und schnell abzuarbeiten.
• Eine Zeitmessung über zwei Wochen zeigt, welche Aufgaben tatsächlich die meiste Zeit binden; oft sind es andere als vermutet.
• Routineaufgaben mit festem Rhythmus, etwa Wochenbericht und Monatsabschluss, gehören mit Zuständigkeit in einen gemeinsamen Kalender.

Beispiele

• Zum Beispiel: Monatliche Rechnungen für 100 Abo-Kunden werden nach einer Vorlage erstellt, statt jede einzeln aufzubauen.
• Zum Beispiel: Der Bestandsbericht wird jeden Morgen nach derselben Vorlage erstellt.
• Zum Beispiel: Eine Bestellliste mit 200 Zeilen wird als Datei importiert, statt von Hand zu tippen.
• Zum Beispiel: Ein Team misst, dass die monatliche Abrechnung von drei Stunden auf eine Stunde sinkt.
• Zum Beispiel: Eine Checkliste für den Monatsabschluss ersetzt viele Rückfragen zwischen Kollegen.
• Zum Beispiel: Die wöchentliche Bestandsprüfung dauert 90 Minuten; mit fester Checkliste sinkt sie auf 45 Minuten, das sind rund drei Stunden im Monat.

Häufige Fehler

• Aufgaben werden geändert, bevor der Ablauf dokumentiert ist.
• Mitarbeitende werden nicht eingebunden.
• Es gibt keine Kontrolle, ob die neuen Abläufe funktionieren.
• Der Nutzen wird nicht gemessen, sodass unklar bleibt, ob sich die Änderung gelohnt hat.
• Routineaufgaben hängen an einer einzelnen Person und werden bei Abwesenheit nicht erledigt; Rückstände türmen sich auf.

So hilft Ihnen 4softerp

• Wiederkehrende Rechnungen stellen Sie über 4invoices nach demselben Schema aus, statt jede von Grund auf neu zu erfassen.
• Kontoauszüge laden Sie als Datei, statt jede Bewegung einzeln abzutippen.
• Belege für Verkauf und Einkauf liegen an einem Ort, sodass Sie nicht zwischen mehreren Programmen wechseln.
• In der Testphase von 6 Monaten messen Sie, wie viel Zeit eine Routineaufgabe im neuen System tatsächlich braucht.