¿Cómo crear cuadros de mando para la dirección?

Respuesta breve

1. Empieza por las decisiones que toma la dirección y después elige los datos que las apoyan.
2. Limita el cuadro a los indicadores imprescindibles, entre cinco y siete.
3. Obtén las cifras de los informes financieros y de los informes de stock, ventas y compras.
4. Revisa el cuadro cada trimestre y quita lo que nadie usa.
5. Fija una fecha y una persona para actualizar el cuadro cada semana o cada mes, con la misma rutina.

Contexto operativo

• Un buen cuadro de mando se lee en pocos segundos.
• Los colores tipo semáforo ayudan a ver dónde mirar primero.
• Cada cifra debe poder rastrearse hasta los asientos o documentos que la componen.
• No todo el mundo necesita ver todo: cada responsable revisa lo suyo.
• Un cuadro de mando de dirección debe contestar tres preguntas: cómo vamos, qué se ha desviado y qué toca decidir.
• Indica siempre el periodo y la fecha de las cifras: un dato sin fecha genera dudas.

Ejemplos prácticos

• Cuadro de gerencia: ventas frente a presupuesto, margen bruto, tesorería y facturas vencidas.
• Cuadro comercial: pedidos abiertos, pedidos sin entregar y mejores clientes.
• Cuadro financiero: cobros pendientes, pagos próximos y saldo en bancos.
• Cuadro para el consejo: una página con cinco cifras y una frase que explica qué ha cambiado desde el mes anterior.
• Por ejemplo, un cuadro de cuatro cifras (ventas, margen, tesorería y pedidos pendientes) con la variación frente al mes anterior, como 96.000 € de ventas frente a 90.000 € (+6,7 %).

Errores frecuentes

• Meter treinta gráficos en una sola pantalla.
• Mostrar los mismos datos a todo el mundo sin pensar quién los necesita.
• Usar cifras de hace semanas como si fueran actuales.
• Cambiar cada mes los indicadores del cuadro y perder la posibilidad de comparar.
• Diseñar el cuadro pensando en lo que se puede medir y no en lo que hay que decidir.

Cómo te ayuda 4softerp

• Extraes ventas, gastos y resultado de los informes financieros y los llevas a tu cuadro.
• Consultas existencias por almacén y pedidos pendientes para las cifras operativas.
• Rastreas una cifra hasta los asientos y documentos que la componen cuando alguien la cuestiona.
• Si llevas un grupo, lees por separado cada sociedad y la cifra consolidada.