Come fare l'inventario di magazzino mensile in modo rapido?

Risposta breve

1. Scegli la frequenza: mensile per gli articoli di maggior valore, trimestrale per il resto.
2. Estrai dal gestionale l'elenco degli articoli con la giacenza contabile.
3. Conta la merce fisica, anche per aree o per categorie, e annota le quantità.
4. Confronta contabile e fisico e analizza le differenze prima di correggerle.
5. Riverifica per prime le differenze più rilevanti in valore, poi conferma le rettifiche.
6. Registra le rettifiche di inventario con la causale e firma il verbale.

Come si organizza un inventario

• Il conteggio va fatto a movimenti fermi, oppure con un orario di cut-off chiaro.
• Chi conta non dovrebbe essere chi movimenta la merce: due paia di occhi riducono gli errori.
• Un inventario a rotazione copre tutto il magazzino nell'arco del mese senza fermare le consegne.
• Il verbale con le rettifiche si conserva insieme ai documenti contabili.
• Le differenze si valutano in quantità e in valore: uno scarto di 2 pezzi su un articolo da 400 € pesa più di 50 pezzi di un articolo da 1 €.
• Gli articoli di maggior valore o a rotazione veloce meritano conteggi più frequenti; quelli poco movimentati bastano a rotazione più lenta.

Esempi pratici

• Ad esempio, un magazzino con 500 articoli conta una categoria al giorno e chiude il mese in una settimana.
• Ad esempio, il conteggio dà 87 pezzi contro i 100 a sistema: 13 erano usciti per una fornitura senza DDT, e la rettifica riporta la causale.
• Ad esempio, un distributore conta ogni giorno il 10% degli articoli più venduti e il resto una volta a trimestre.
• Ad esempio, un negozio con due punti vendita conta il primo il lunedì e il secondo il giovedì, per non fermare entrambi.
• Ad esempio, su un articolo da 250 € una differenza di 3 pezzi vale 750 € e si riconta subito; uno scarto di 20 pezzi su un articolo da 0,50 € si annota e si approfondisce a fine mese.

Errori da evitare

• Contare mentre il magazzino continua a movimentare, senza un orario di cut-off.
• Registrare le rettifiche senza l'approvazione di un responsabile.
• Non annotare la causa delle differenze: furto, danni, errori di registrazione.
• Fare l'inventario una volta l'anno e scoprire solo allora gli errori accumulati in dodici mesi.
• Rettificare tutte le differenze in blocco a fine mese, senza distinguere quelle piccole e fisiologiche da quelle di valore.

Come ti aiuta 4softerp

• Elenco delle giacenze contabili da cui parte il conteggio, filtrabile per magazzino e per categoria di articolo.
• Rettifiche registrate come movimenti di inventario con causale, articolo e magazzino, senza modificare a mano la giacenza.
• Storico dei movimenti dell'articolo, da consultare prima di rettificare per capire da quale carico o scarico nasce la differenza.
• Inventari separati per ogni società dello stesso account, quindi conteggi indipendenti per sedi diverse.