Perché le giacenze non tornano e come risolvere?

Risposta breve

1. Individua gli articoli con differenze ripetute e ricontali per primi.
2. Confronta la giacenza contabile con quella fisica sugli articoli in questione.
3. Ricostruisci gli ultimi movimenti dell'articolo e controlla i documenti di origine.
4. Cerca i movimenti non registrati: resi, trasferimenti, prelievi interni.
5. Fai un inventario di conferma e registra la rettifica con la causale.

Cause più frequenti delle differenze

• Piccole differenze sono fisiologiche in qualsiasi magazzino: contano quelle ripetute.
• Gli scarti e i prodotti danneggiati non registrati fanno sì che la giacenza contabile superi quella fisica.
• I resi non registrati producono l'effetto opposto: il fisico è maggiore del contabile.
• Un errore di unità di misura (pezzi contro chilogrammi) crea differenze enormi solo apparenti.
• Il metodo più efficace è ricontare gli articoli con più differenze storiche, non l'intero magazzino: le differenze tendono a concentrarsi su pochi codici.
• Un articolo venduto a peso, a metro o a confezione richiede attenzione alle conversioni: un carico in confezioni e uno scarico in pezzi sfalsano la giacenza.

Esempi pratici

• Ad esempio, a sistema risultano 100 pezzi e in magazzino 87: ne erano stati usati 13 per una dimostrazione senza documento.
• Ad esempio, a sistema 50 kg e in magazzino 55: un reso è rientrato senza entrata merci.
• Ad esempio, mancano pezzi nel magazzino A ma ce ne sono in più nel B: il trasferimento è stato registrato sull'ubicazione sbagliata.
• Ad esempio, dopo un trasloco del magazzino, il 6% degli articoli risulta in una ubicazione diversa da quella registrata.
• Ad esempio, arrivano 10 scatole da 12 pezzi ma il carico viene inserito come 10 pezzi: la giacenza risulta inferiore al reale di 110 pezzi.

Errori da evitare

• Correggere le differenze senza cercarne la causa: si ripresenteranno il mese dopo.
• Non far approvare le rettifiche in negativo: possono nascondere un furto.
• Correggere senza documento giustificativo: alla prima verifica non si spiega.
• Contare una sola volta e considerare chiuso il problema, senza verificare a distanza di settimane.
• Ricontare tutto il magazzino ogni volta invece di concentrarsi sugli articoli con differenze ripetute: si spende molto tempo e le cause restano nascoste.

Come ti aiuta 4softerp

• Storico dei movimenti per articolo con il documento di origine, per trovare il carico o lo scarico che ha sfalsato il numero.
• Elenco delle giacenze contabili per magazzino, da confrontare con il conteggio fisico degli articoli sospetti.
• Rettifica di inventario registrata come movimento con causale, così la correzione resta giustificata.
• Trasferimenti tra magazzini con uscita e ingresso registrati, per escludere che la differenza nasca da uno spostamento non documentato.